Kiểm soát nội bộ: Tại sao doanh nghiệp cần hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh

Kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp có thể minh họa như kết cấu bê tông cốt thép của một tòa nhà, nó sẽ quyết định “hình dáng”, phương cách trang trí và hoàn thiện của tòa nhà đó. Nghịch lý ở đây là ở chỗ: nếu là kết cấu cốt thép của tòa nhà thường do các Kiến trúc sư thiết kế và tư vấn thực hiện theo quan điểm và phong cách của chủ nhân, còn Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp (Cốt lõi của quản trị và quản lý công việc) lại không được mấy doanh nghiệp Việt Nam chú trọng. 

Có lẽ thế mà người ta thường chỉ nói đến các thuật ngữ chung chung rằng “quản lý yếu kém” hay “còn nhiều tồn đọng” nhưng để chỉ ra chi tiết rằng yếu kém gì (?), tồn đọng gì (?), ở khâu nào (?) thì lại khó có thể diễn tả bởi khâu nào, chi tiết nào cũng thấy chưa tốt. Cũng với hình ảnh liên hệ tương tự, việc xây dựng và hoạt động thường kỳ của doanh nghiệp dẫn đến vô số các phát sinh và giao dịch (đối tác, khách hàng, chính sách thương mại, quan hệ mua bán, quản lý tài sản nội bộ, quan hệ công việc tác nghiệp nội bộ, quan hệ và giao dịch với nhà đầu tư bên ngoài…) ta sẽ thấy nếu không có một “KHUNG” điều chỉnh cho tất cả cùng hệ thống chỉ định và hướng dẫn tác nghiệp thì “HỆ THỐNG” của doanh nghiệp sẽ trở lên rối rắm. Từ đó, sẽ dẫn đến những rủi ro, sai phạm, gian lận, nhầm lẫn… và thiệt hại sâu sắc thuộc về chính doanh nghiệp.

 

Chuẩn mực Kiểm toán: Hệ thống kiểm soát nội bộ: Là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán (Doanh nghiệp) xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.

Do vậy, có thể nói một hệ thống Kiểm soát nộ bộ (KSNB) vứng mạnh có thể mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

  • Hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro không cần thiết hoặc những thiệt hại không đáng có
  • Đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư
  • Ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp
  • Tạo ra cơ chế vận hành trơn chu, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý điều hành
  • Đảm bảo cơ chế và tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành, hệ thống quy trình quy chuẩn hoạt động cũng như quản lý tài chính.
  • Là nền tảng cho việc vận hành, cải tiến hệ thống quản lý và tác nghiệp khi doanh nghiệp tăng trưởng về quy mô hoặc mở rộng ngành nghề.

Nếu không có kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp sẽ gặp những vấn đề gì?

Với những phân tích và chỉ dẫn ở trên, đến đây có lẽ ta đều nhận ra những sai lầm, tác hại hay rủi ro mà doanh nghiệp sẽ phải đối mặt như một tất yếu nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh hoặc chí ít là có hệ thống kiểm soát nội bộ ở mức phù hợp có thể chấp nhận được. Có thể kể ra là:

  • Hội đồng quản trị/Chủ doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng ONE MAN SHOW nếu thuộc motip khó tin tưởng người khác (Vì không biết kiểm soát thế nào nên không tin), tức là anh ta/họ tự mình làm lấy mọi thứ và cho rằng đó là tốt. Vậy là người quản trị thì làm điều hành, người điều hành thì thành giám sát, người quản lý trở thành tác nghiệp quá chi tiết, nhân viên chỉ là “sai vặt”.
  • Lo sợ rủi ro nên có xu hướng sử dụng người thân có thể dẫn đến các thiệt hại và lạm dụng lớn hơn đồng thời vi phạm nghiêm trọng các quy tắc bất kiêm nhiệm trong quản lý nói chung, quản lý tài chính kế toán nói riêng.
  • Tồi tệ hơn là công tác quản lý bị bỏ bê mà chỉ tiến hành quản lý kinh doanh theo cách “sổ chợ” (Doanh nghiệp vừa và nhỏ).
  • Không thể quyết định dựa trên các số liệu định lượng hoặc số liệu không đủ tin cậy cho việc ra quyết định quản lý.
  • Tình trạng thất thoát, trộm cắp, mất đoàn kết trong doanh nghiệp
  • Sụp đổ khi vượt quá lợi thế quy mô mà từ trước đã làm theo “thói quen”

Nếu tiến hành xây dựng và áp dụng một hệ thống kiểm soát nội bộ không phù hợp, hậu quả là gì?

Đành rằng KSNB trong doanh nghiệp có nhiều lợi ích và quan trọng với hoạt động của doanh nghiệp nhưng điều gì xảy ra nếu thiết lập và vận hành một hệ thống KSNB không “hữu hiệu” (Phù hợp và hiệu quả)?

 

  • Có thể hành chính hoá và rườm rà hóa hoạt động kinh doanh
  • Hao tốn nguồn lực một cách vô ích mà hiệu quả không đạt được
  • Xa vời với hoạt động thực tại, đặc thù chính của doanh nghiệp
  • Không thể đo lường và kìm hãm sự phát triển tự nhiên của doanh nghiệp
  • V..v…

Tư vấn - triển khai kiểm soát nội bộ (I/C) mang lại cho doanh nghiệp môi trường kiểm soát lành mạnh, tin cậy. Chuẩn hóa và hệ thống hóa các quy trình, tiến trình công việc trong tất cả các khâu quản lý tác nghiệp. Chỉ dẫn và kiểm soát tới từng vị trí (nhân sự) công việc. Ngăn ngừa rủi ro, đồng nhất tác nghiệp, ngăn chặn gian lận, an toàn giao dịch và hướng tới phát triển bền vững. 

Quản lý tốt hơn - Thịnh vượng hơn!

Chi tiết nội dung, hoạt động, các cấu phần của kiểm soát nội bộ xem tại đây...