Tư vấn - hướng dẫn chi tiết hạch toán kế toán tiền mặt

Kế toán tiền mặt, hạch toán tiền mặt, kế toán thực hành, kế toán thuế

Giao dịch phát sinh kế toán liên quan tới thanh toán bằng tiền mặt trong doanh nghiệp là giao dịch phổ biến mà kế toán viên phải làm hàng ngày. Các bút toán định khoản và ghi sổ kế toán cũng tương đối phức tạp và nhiều tình huống phải xử lý. Tuy nhiên, quan trọng hơn thế là các kiến thức - kỹ năng kiểm soát dòng tiền, xử lý mối quan hệ giữa giao dịch thanh toán với các quy chế nội bộ đặc biệt là quy chế tài chính, định mức chi trả, chính sách chiết khấu thanh toán lại là vấn đề khó nhiều kế toán gặp khó khăn. Hoặc, những sai lầm có thể mắc phải khi xử lý kế toán tiền với kết quả quyết toán thuế hàng năm... 

Chi tiết từng trường hợp đó như sau:

Danh mục nghiệp vụ kế toán thông dụng về thanh toán | Vận dụng cho cả TT200 và QĐ 48

Nghiệp vụ, giao dịch

Hạch toán

Phiếu kế toán và hồ sơ

Hướng dẫn – giải thích

Dòng tiền vào doanh nghiệp bằng tiền mặtCác nghiệp vụ dưới đây là các nghiệp vụ làm TĂNG tiền quỹ trong doanh nghiệp (tăng phát sinh bên NỢ tài khoản 111), tương ứng sẽ luôn lập PHIẾU THU tiền không phân biệt tiền thu từ nguồn nào, đối tượng nào và nguồn gốc ở đâu. 

Tăng tiền quỹ do thu từ góp vốn điều lệ sau khi công ty thành lập

Nợ TK 111

Có TK 411 (138)

-       Biên bản góp vốn

-       Phiếu thu tiền

Nếu trước đó ghi nhận nghĩa vụ góp vốn vào 138 thì khi thu tiền ghi có 138.

Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt (Chi tiết theo từng ngân hàng)

Nợ TK 111

Có TK 112

-       SEC/ Giấy lĩnh tiền

-       Phiếu thu tiền

-       Bảng kê giao dịch ngân hàng

Tiền tài chính công ty không đổi, tiền gửi NH giảm, tiền quỹ tăng với giá trị bằng nhau.

Thu tiền do đi vay ngắn hạn/trung hạn/dài hạn ngân hàng hoặc tổ chức, cá nhân khác bằng tiền mặt

Nợ TK 111

Có TK 341

-       Hợp đồng vay vốn, khế ước vay vốn

-       Phương án vay

-       Phiếu thu tiền

Vay ngắn hạn khi đáo hạn dưới 12 tháng. Lưu ý lãi tiền vay phải tính thuế TNCN từ đầu tư vốn nếu trả cho cá nhân. Cần hạch toán chi tiết đối tượng công nợ vay.

Thu tiền tạm ứng của nhân viên nay hoàn ứng bằng tiền mặt

Nợ TK 111

Có TK 141

-       Phiếu hoàn ứng

-       Phiếu thu

Tiền tạm ứng nhân viên sử dụng không hết hoàn lại công ty.

Thu tiền ngay từ bán hàng hóa, thành phẩm, cung ứng dịch vụ chịu thuế GTGT

Nợ TK 111

Có TK 3331

Có TK 511

-       Hợp đồng/Đơn hàng

-       Chứng từ giao nhận (Nếu có)

-       Hóa đơn GTGT + phiếu xuất kho hoặc phiếu nghiệm thu dịch vụ.

-       Phiếu thu tiền

Thận trọng: Trường hợp này có thể xẩy ra bút toán trùng. Hãy đảm bảo là bạn kiểm soát được vấn đề đó và xử lý theo phương pháp ưu tiên cập nhật chứng từ.

Thu hồi công nợ phải thu do bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ trước đó chưa thu tiền hoặc chưa thu hết

Nợ TK 111

Có TK 131

-       Phiếu thu tiền

-       Biên bản đối chiếu công nợ: (Chi tiết theo đối tượng) – nếu có.

Ở một số doanh nghiệp áp dụng biên bản đối chiếu nợ trước khi thu, hoặc sử dụng đề nghị thanh toán công nợ…mới thu được.

Thu hồi tiền gốc cho vay trước đó của tổ chức, cá nhân

Nợ TK  111

Có TK 138

-       Phiếu thu

-       Hợp đồng cho vay (thanh lý hợp đồng).

Nguyên tắc: DN không được kinh doanh tiền tệ, việc cho vay lẫn nhau là nghiệp “khác” nên sử dụng TK 138.

Thu tiền lãi bằng TM từ cho vay (nếu có) hoặc đầu tư tài chính

Nợ TK 111

Có TK 515/711

-       Phiếu thu tiền

-       Bảng tính lãi (Nếu có)

Rất ít phát sinh trong thực tế doanh nghiệp thông thường hiện nay.

Thu tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng, đơn hàng.

Nợ TK 111

Có TK 131

-       Phiếu thu tiền

-       Hợp đồng/đơn hàng nếu có

Nghiệp vụ này hạch toán giống hoàn toàn với khi thu hồi công nợ.

Thu hồi tiền đầu tư tài chính, chứng khoán, đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, liên doanh.

Nợ TK 111

Có TK 121; 128; 221; 222; 228

-       Phiếu thu tiền

-       Hợp đồng/thanh lý hợp đồng, chứng từ đầu tư (Nếu có)

Sử dụng 222 khi hợp tác hình thành pháp nhân mới.

Thu tiền từ các khoản ký quỹ, ký cược của đơn vị/cá nhân khác

Nợ TK 111

Có TK 344

-       Phiếu thu

-       Hợp đồng ký quỹ/Ký cược (Nếu có)

Khoản ký quỹ bản chất là một khoản phải trả, hoàn lại khi giao kèo hoàn thành.

Thu tiền từ các khoản thu của đơn vị nội bộ (Chi nhánh, văn phòng đại diện…)

Nợ TK 111

Có TK 136

-       Phiếu thu tiền

-       Thủ tục khác ghi nhận nợ trước đó (Nếu có)

Không bao gồm các khoản thu của nhân viên, bộ phận nội bộ

Thu tiền từ các khoản trả thừa, nay thu hồi lại

Nợ TK 111

Có TK: 131, 138, 334,…

-       Phiếu thu tiền

-       Văn bản, biên bản, tài liệu khác ghi nhận sự việc

Làm ngược lại so với khi chi trả trước đó (trước đó là phiếu chi/UNC).

Và còn nhiều giao dịch khác nữa trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Ở đây chỉ nêu điển hình.

Dòng tiền ra (làm giảm) của doanh nghiệp bằng tiền mặt

Các nghiệp vụ dưới đây là các nghiệp vụ làm GIẢM tiền quỹ trong doanh nghiệp (tăng phát sinh bên CÓ tài khoản 111), tương ứng sẽ luôn lập PHIẾU CHI tiền không phân biệt tiền thu từ nguồn nào, đối tượng nào và giao dịch gì, chỉ cần được thủ trưởng đơn vị phê duyệt là thực hiện. 

Giảm quỹ tiền mặt do trả lại tiền góp vốn thu thừa hoặc rút vốn của thành viên công ty

Nợ TK 411, (138)

Có TK 111

-       Biên bản họp ghi nhận sự đồng ý của HĐQT, HĐTV

-       Phiếu chi tiền

Chú ý tuân thủ luật doanh nghiệp hiện hành và điều lệ công ty.

Xuất tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng (Chi tiết theo từng ngân hàng)

Nợ TK 112

Có TK 111

-       Phiếu chi tiền

-       Giấy báo có + giấy nộp tiền vào TK

-       Bảng kê giao dịch ngân hàng

Ghi nhận chi tiết vào tài khoản chi tiết tại ngân hàng nào. Sau khi giao dịch, ngân hàng tự trả bản kê và Báo có.

Chi trả gốc tiền vay bằng tiền mặt cho tổ chức, cá nhân, ngân hàng

Nợ TK 341

Có TK 111

-       Hợp đồng vay vốn, khế ước vay vốn (Phụ lục, thanh lý)

-       Phiếu chi tiền

Chi tiết theo tài khoản vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn – theo dõi hạch toán chi tiết đối tượng cho vay.

Chi tiền tạm ứng cho nhân viên công ty, người lao động

Nợ TK 141

Có TK 111

-       Đề ngị tạm ứng (được phê duyệt theo quy định nội bộ)

-       Phiếu chi tiền

Dùng cho cả trường hợp tạm ứng công việc và tạm ứng lương. Hạch toán chi tiết đối tượng tạm ứng.

Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp (Người bán)

Nợ TK 331

Có TK 111

 

-       Hợp đồng/Đơn hàng

-       Chứng từ giao nhận (Nếu có)

-       Phiếu chi tiền

Hạch toán chi tiết đối tượng công nợ phải trả theo danh mục đối tượng của doanh nghiệp. Như vậy kể cả ứng trước tiền hàng hoặc thanh toán nợ phải trả ta đều hạch toán như nhau. Khuyến khích sử dụng hạch toán này trong trường hợp mua hàng trả ngay.

Chi trả công nợ đến hạn phải trả cho nhà cung cấp do mua hàng hóa, vật tư, dịch vụ

Nợ TK 331

Có TK 111

 

-       Phiếu chi tiền

-       Biên bản đối chiếu công nợ - nếu có

-       Thanh lý hợp đồng, hóa đơn (nếu chưa nhận trước đó)

Chi tiền cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân vay

Nợ TK  138

Có TK 111

-       Phiếu chi tiền

-       Hợp đồng cho vay

Giao dịch có tính vụ việc, không bao gồm đơn vị có chức năng kinh doanh tiền tệ.

Chi trả lãi vay, chi trả khoản lỗ bổ sung do đầu tư tài chính

Nợ TK 635

Có TK 111

-       Phiếu chi tiền

-       Bảng tính lãi, khoản lỗ (Nếu có)

Đối với chứng khoán, khoản lỗ ghi nhận từ tiền thu hồi khi bán/đáo hạn hụt đi so với lúc mua chứ không phát sinh phiếu chi.

Hoàn trả tiền ứng trước hoặc thu thừa của khách hàng

Nợ TK 131

Có TK 111

-       Phiếu chi tiền

-       Hợp đồng/đơn hàng nếu có, biên bản ghi nhận sự việc

Áp dụng cho cả nghiệp vụ giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.

Chi tiền đầu tư tài chính, chứng khoán, đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, công ty liên doanh

Nợ TK 121, 128, 221,222 ,228

Có TK 111

-       Phiếu chi tiền

-       Hợp đồng/thanh lý hợp đồng, chứng từ đầu tư (Nếu có)

Liên doanh là đầu tư, hợp tác dẫn đến hình thành pháp nhân mới.

Chi tiền cho các khoản ký quỹ, ký cược của đơn vị/cá nhân khác theo hợp đồng hoặc thỏa thuận kinh doanh, vay vốn…

Nợ TK 244

Có TK 111

-       Phiếu chi tiền

-       Hợp đồng ký quỹ/Ký cược, hợp đồng hợp tác… (Nếu có)

Chuyển tiền đi ký quỹ là một khoản tài sản tài chính sẽ thu lại trong tương lai, do đó ghi tăng tài sản – 244

Chi trả tiền cho các khoản phải trả của đơn vị nội bộ

Nợ TK 111

Có TK 336

-       Phiếu chi tiền

-       Thủ tục khác ghi nhận nghĩa vụ trả nợ, được chi trả hộ trước đó (Nếu có)

Phải trả nội bộ chỉ tính cho đơn vị nội bộ như VPDD, chi nhánh. Nếu nhân viên nội bộ thì sử dụng 338.

Chi tiền nộp thuế bằng tiền mặt tại kho bạc hoặc ngân hàng có thu ngân sách

Nợ TK 3331; 3334; 3335

Có TK 111

-       Phiếu chi tiền 

-       Biên lai thu tiền, giấy nộp NSNN

-       Thông báo nộp thuế

Giấy nộp ngân sách nhà nước theo mẫu của luật thuế. Cần chi tiết chương mục ngân sách, chi tiết cho từng sắc thuế.

 

Chi trả lương nhân viên bằng tiền mặt

Nợ TK 334

Có TK 111

-       Bảng lương đã ký duyệt

-       Phiếu chi + Phiếu lương/bảng lương có chữ ký người nhận

Kể cả lao động thời vụ, vụ việc, lao động thuê ngoài từ 1 người làm đại diện nhóm vẫn yêu cầu đủ chữ ký người nhận tiền.

Chi trả hoa hồng, môi giới bằng tiền mặt, chi chiết khấu thanh toán

Nợ TK 641/635

Có TK 111

-       Chính sách chi trả hoa hồng môi giới, chiết khấu thanh toán

-       Phiếu chi

Chiết khấu thanh toán là chi phí tài chính. Khi chi trả hoa hồng môi giới lưu ý khấu trừ thuế TNCN theo luật thuế TNCN.

Chi trả dịch vụ mua ngoài (Điện nước, điện thoại, viễn thông, xăng dầu)

Nợ TK 641

Nợ TK 642

Nợ TK 627

Nợ TK 1331

Có TK 111

-       Hóa đơn dịch vụ

-       Phiếu chi

 

Chi phí dịch vụ phát sinh sử dụng cho bộ phận/mục đích nào thì tính vào chi phí của bộ phận đó.

Chi mua văn phòng phẩm phục vụ quản lý

Nợ TK 642

Nợ TK 1331

Có TK 111

-       Hóa đơn

-       Phiếu chi

Nếu mua lẻ không có hóa đơn, vẫn hạch toán chi phí, khi quyết toán thuế TNDN thì loại ra. Nếu nhận hóa đơn bán hàng (VAT trực tiếp) thì không ghi nhận 133.

Chi văn phòng phẩm phục vụ bán hàng

Nợ TK 641

Nợ TK 1331

Có TK 111

-       Hóa đơn

-       Phiếu chi

Chi tiền mặt mua vật tư phục vụ sản xuất, xây lắp (Nhập kho)

Nợ TK 152

Nợ TK 1331

Có TK 111

-       Hợp đồng, hóa đơn

-       Phiếu giao hàng

-       Phiếu chi

Nếu không nhập kho thì ghi nhận chi phí trực tiếp (154,621,627) chứ không sử dụng 152.

Chi tiền mặt mua hàng hóa nhập kho (Giá mua). Nếu mua bán thẳng thì không sử dụng nghiệp vụ này.

Nợ TK 1561

Nợ TK 1331

Có TK 111

-       Hợp đồng, hóa đơn

-       Phiếu giao hàng

-       Phiếu chi

Chi phí mua hàng, thuế trực thu ghi nhận vào giá nhập kho. Nếu không thể tập hợp được vào phiếu nhập kho thì ghi vào 1562.

Chi tiền mặt mua công cụ dùng ngay

Nợ TK 242

Nợ TK 1331

Có TK 111

-       Hợp đồng, hóa đơn

-       Phiếu giao hàng

-       Phiếu chi

CCDC dùng ngay, không quản lý tồn kho thì không dùng 153.

Chi tiền mặt mua công cụ nhập kho, sau đó xuất ra dùng dần

Nợ TK 153

Nợ TK 1331

Có TK 111

-       Hợp đồng, hóa đơn

-       Phiếu giao hàng

-       Phiếu chi

Khi xuất dùng, lập bảng kê và ghi: Nợ 242/Có 153 nếu phân bổ nhiều kỳ. Khi phân bổ theo bảng phân bổ, ghi giảm 242.

Chi tiền mặt mua tài sản cố định (bao gồm cả trường hợp mua sắm/xây dựng cơ bản nhiều kỳ).

Nợ TK 211 (241)

Nợ TK 1331

Có TK 111

-       Hợp đồng, hóa đơn

-       Phiếu giao hàng

-       Phiếu chi

Nếu mua 1 lần xong ngay ghi 211, nếu cần lắp đặt, hoàn thiện trong nhiều đợt thì ghi 241, khi hoàn thành chuyển 241 sang 211.

Chi tiền mặt hóa đơn tiếp khách (VAT) – Ăn uống, liên hoan, hội nghị…

Nợ TK 642

Nợ TK 1331

Có TK 111

-       Hóa đơn

-       Phiếu chi

Chú ý quản lý định mức chi tiêu theo quy chế tài chính. Theo luật thuế và các quy định hành chính hiện hành thì các sản phẩm rượu bia, thuốc lá bị hạn chế trong giao dịch này.

Ghi vào 641 nếu chi tiêu này phục vụ cho bán hàng

Chi tiền mặt hóa đơn tiếp khách (Hóa đơn thông thường)

Nợ TK 642

Có TK 111

-       Hóa đơn bán hàng

-       Phiếu chi

Chi tiền giao dịch, quan hệ giao tế kinh doanh

Nợ TK 642 (811)

Có TK 111

-       Phiếu chi

-       Giấy tờ khác

Chi tiền nộp bảo hiểm theo chế độ

Nợ TK 338

Có TK 111

-       Phiếu chi  + giấy nộp tiền BH

-       Bảng tổng hợp tính bảo hiểm

Cần đối chiếu với cơ quan bảo hiểm, thông báo nộp bảo hiểm

Kiểm kê phát hiện thiếu tiền tại quỹ

Nợ TK 138

Có TK 111

-       Biên bản kiểm kê phát hiện thiếu chưa xác định nguyên nhân

Vì chưa phát hiện nguyên nhân nên tạm ghi 138 “phải thu của ái đó”.

Ghi chú quan trọng: 

Các giao dịch chi tiền mặt ở tài liệu này được trình bày trên quan điểm kế toán doanh nghiệp, tạm thời chưa xét đến điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo luật thuế. Theo luật thuế hiện hành, các giao dịch mua/bán có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải đảm bảo thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu thanh toán qua chuyển khoản thì phải đảm bảo cả tài khoản của người mua và người bán đã đều phải đăng ký với cơ quan quản lý thuế (đăng ký mới hoặc đăng ký bổ sung bằng mẫu 08/MST)

Write a comment

Comments: 0