Tư vấn - hướng dẫn hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng

kế toán thực hành, kế toán thuế, kế toán tiền gửi ngân hàng, nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng

Hạch toán tiền gửi ngân hàng hiện nay không còn đơn giản là vấn đề thanh toán và giao dịch tài khoản thuần túy, mà còn phải kiểm soát thông tin thanh toán trong quan hệ với hợp đồng mua bán, thông tin đăng ký tài khoản với cơ quan thuế. Đồng thời, giữa chi tiết giao dịch với quy chế tài chính, định mức thanh toán, chính sách chiết khấu thanh toán... cũng có ảnh hưởng nghiêm trọng tới kết quả quyết toán thuế đặc biệt là ảnh hưởng tới kết quả ghi nhận chi phí được trừ đối với các khoản lãi tiền vay (vay tín dụng và vay cá nhân), các khoản chênh lệch tỷ giá, các khoản đầu tư xây dựng cơ bản bằng vốn tín dụng.... Nội dung chi tiết xem dưới đây:

Giao dịch và hạch toán phát sinh tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp

Nghiệp vụ, giao dịch

Hạch toán

Phiếu kế toán và hồ sơ

Hướng dẫn – giải thích

Dòng tiền vào/luân chuyển trong doanh nghiệp bằng tiền gửi ngân hàngCác nghiệp vụ dưới đây là các nghiệp vụ làm TĂNG tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp (tăng phát sinh bên NỢ tài khoản 112), tương ứng sẽ luôn lập BÁO mỗi khi có giao dịch tăng, đối chiếu và kèm theo sổ phụ và chi tiết giao dịch do ngân hàng cung cấp. 

Tăng tiền gửi ngân hàng từ góp vốn điều lệ sau khi công ty thành lập

Nợ TK 112

Có TK 411 (138)

  • Biên bản góp vốn
  • Giấy báo có
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng

Nếu trước đó ghi nhận nghĩa vụ góp vốn vào 138 thì khi thu tiền ghi có 138.

Xuất (chi) quỹ tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng

Nợ TK 112

Có TK 111

  • Giấy báo có
  • Giấy nộp tiền tài khoản
  • Phiếu chi
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng

Tiền tài chính công ty không đổi, tiền gửi NH 112, tiền quỹ 111 với giá trị bằng nhau.

Tăng tiền trong tài khoản do đi vay ngắn hạn/trung hạn/dài hạn ngân hàng hoặc tổ chức, cá nhân khác, giải ngân vào tài khoản ngân hàng

Nợ TK 112

Có TK 341

 

  • Hợp đồng vay vốn, khế ước vay vốn
  • Phương án vay
  • Giấy báo có
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng

Vay ngắn hạn khi đáo hạn dưới 12 tháng. Lưu ý lãi tiền vay phải tính thuế TNCN từ đầu tư vốn nếu trả cho cá nhân. Cần hạch toán chi tiết đối tượng công nợ vay.

Nhân viên công ty hoàn ứng bằng cách nộp tiền/chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng

Nợ TK 112

Có TK 141

 

  • Phiếu hoàn ứng
  • Giấy báo có
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng

Tiền tạm ứng nhân viên sử dụng không hết hoàn lại công ty.

Nhận tiền chuyển khoản từ giao dịch bán hàng, cung ứng dịch vụ thanh toán ngay

Nợ TK 112

Có TK 3331

Có TK 511

  •  Hợp đồng/Đơn hàng
  • Chứng từ giao nhận (Nếu có)
  • Hóa đơn GTGT + phiếu xuất kho hoặc phiếu nghiệm thu dịch vụ.
  • Giấy báo có
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng

Thận trọng: Trường hợp này có thể xẩy ra bút toán trùng. Hãy đảm bảo là bạn kiểm soát được vấn đề đó và xử lý theo phương pháp ưu tiên cập nhật chứng từ.

Thu hồi công nợ phải thu do bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ trước đó chưa thu tiền hoặc chưa thu hết

Nợ TK 112

Có TK 131

  • Giấy báo có
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Biên bản đối chiếu công nợ: (Chi tiết theo đối tượng) – nếu có.

Ở một số doanh nghiệp áp dụng biên bản đối chiếu nợ trước khi thu, hoặc sử dụng đề nghị thanh toán công nợ…mới thu được.

Thu hồi tiền gốc cho vay trước đó của tổ chức, cá nhân

Nợ TK  112

Có TK 128

  • Giấy báo có
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Hợp đồng cho vay (thanh lý hợp đồng).

Nguyên tắc: DN không được kinh doanh tiền tệ, việc cho vay lẫn nhau là nghiệp “khác” nên sử dụng TK 138.

Thu tiền lãi bằng tiền gửi ngân hàng từ lãi tiền gửi (nếu có) hoặc đầu tư tài chính

Nợ TK 112

Có TK 515

  • Giấy báo có
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng kèm theo Bảng tính lãi (Nếu có)

Rất ít phát sinh trong thực tế doanh nghiệp thông thường hiện nay.

Thu tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng, đơn hàng.

Nợ TK 112

Có TK 131

  • Giấy báo có
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng kèm theo Hợp đồng/đơn hàng nếu có

Nghiệp vụ này hạch toán giống hoàn toàn với khi thu hồi công nợ.

Thu hồi tiền đầu tư tài chính, chứng khoán, đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, liên doanh.

Nợ TK 112

Có TK 121; 128; 221; 222; 228

  • Giấy báo có
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng kèm theo Hợp đồng/thanh lý hợp đồng, chứng từ đầu tư (Nếu có)

Sử dụng 222 khi hợp tác hình thành pháp nhân mới.

Nhận được tiền trong tài khoản ngân àng từ các khoản ký quỹ, ký cược của đơn vị/cá nhân khác

Nợ TK 112

Có TK 344

  • Giấy báo có
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng kèm theo Hợp đồng ký quỹ/Ký cược (Nếu có)

Khoản ký quỹ bản chất là một khoản phải trả, hoàn lại khi giao kèo hoàn thành.

Nhận tiền thanh toán qua ngân hàng từ đơn vị nội bộ

Nợ TK 112

Có TK 136

  • Giấy báo có
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng kèm theo Thủ tục khác ghi nhận nợ trước đó (Nếu có)

Không bao gồm các khoản thu của nhân viên, bộ phận nội bộ

Nhận lại tiền trả thừa tại tài khoản ngân hàng từ khách hàng, nội bộ, nhân viên

Nợ TK 112

Có TK: 131, 138, 334,…

  • Giấy báo có
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng, kèm theo Văn bản, biên bản, tài liệu khác ghi nhận sự việc

Làm ngược lại so với khi chi trả trước đó (trước đó là phiếu chi/UNC).

Và còn nhiều giao dịch khác nữa trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Ở đây chỉ nêu điển hình.

Dòng tiền ra (làm giảm) của doanh nghiệp bằng tiền gửi ngân hàng: Các nghiệp vụ dưới đây là các nghiệp vụ làm GIẢM tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp (tăng phát sinh bên CÓ tài khoản 112), tương ứng sẽ luôn lập SEC/UNC/Phiếu lĩnh tiền mặt sau đó lập Báo Nợ. 

Chuyển trả lại vốn góp hoặc trả vốn góp thừa cho thành viên bằng chuyển khoản

Nợ TK 411, (138)

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Biên bản họp ghi nhận sự đồng ý của HĐQT, HĐTV

Chú ý tuân thủ luật doanh nghiệp hiện hành và điều lệ công ty.

Rút SEC, làm giấy lĩnh tiền mặt từ ngân hàng về quỹ công ty

Nợ TK 111

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng 
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng

Ghi nhận chi tiết vào tài khoản chi tiết tại ngân hàng nào. Sau khi giao dịch, ngân hàng tự trả bản kê và Báo Nợ

Trả gốc nợ vay bằng chuyển khoản ngân hàng

Nợ TK 341

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Hợp đồng vay vốn, khế ước vay vốn (Phụ lục, thanh lý)

Chi tiết theo tài khoản vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn – theo dõi hạch toán chi tiết đối tượng cho vay.

Tạm ứng cho nhân viên bằng chuyển khoản vào tài khoản cá nhân

Nợ TK 141

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Đề ngị tạm ứng (được phê duyệt theo quy định nội bộ)

Dùng cho cả trường hợp tạm ứng công việc và tạm ứng lương. Hạch toán chi tiết đối tượng tạm ứng.

Thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ, tài sản... | Kể cả trường hợp trả trước khi giao hàng

Nợ TK 331

Có TK 112

 

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Hợp đồng/Đơn hàng 
  • Chứng từ giao nhận (Nếu có)

Hạch toán chi tiết đối tượng công nợ phải trả theo danh mục đối tượng của doanh nghiệp. Như vậy kể cả ứng trước tiền hàng hoặc thanh toán nợ phải trả ta đều hạch toán như nhau. Khuyến khích sử dụng hạch toán này trong trường hợp mua hàng trả ngay.

Trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng cho nhà cung cấp theo điều khoản hợp đồng khi hoàn thành việc nhận hàng hóa, nghiệm thu dịch vụ

Nợ TK 331

Có TK 112

 

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng 
  • Biên bản đối chiếu công nợ - nếu có 
  • Thanh lý hợp đồng, hóa đơn (nếu chưa nhận trước đó)

Thanh toán bằng chuyển khoản các khoản phải thu nội bộ của cá nhân và các khoản phải thu khác

Nợ TK  138

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng 
  • Hợp đồng cho vay

Giao dịch có tính vụ việc, không bao gồm đơn vị có chức năng kinh doanh tiền tệ.

Trả lãi tiền vay, lỗ tài chính, chênh lệch lỗ tỷ giá các giao dịch mua bán (XNK)

Nợ TK 635

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng 
  • Bảng tính lãi, khoản lỗ (Nếu có)

Đối với chứng khoán, khoản lỗ ghi nhận từ tiền thu hồi khi bán/đáo hạn hụt đi so với lúc mua 

Trả lại tiền thanh toán thừa cho khách hàng hoặc trả lại tiền cho người mua trong trường hợp giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại

Nợ TK 131

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng 
  • Hợp đồng/đơn hàng nếu có, biên bản ghi nhận sự việc

Áp dụng cho cả nghiệp vụ giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.

Chuyển tiền mua chứng khoán, đầu tư, trái phiếu nắm giữ, góp vốn liên doanh, đầu tư vào công ty liên kết, công ty con

Nợ TK 121, 128, 221,222 ,228

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng 
  • Hợp đồng/thanh lý hợp đồng, chứng từ đầu tư (Nếu có)

Liên doanh là đầu tư, hợp tác dẫn đến hình thành pháp nhân mới.

Chuyển tiền ký quỹ, ký cược, cam kết trách nhiệm thực hiện hợp đồng

Nợ TK 244

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Hợp đồng ký quỹ/Ký cược, hợp đồng hợp tác… (Nếu có)

Chuyển tiền đi ký quỹ là một khoản tài sản tài chính sẽ thu lại trong tương lai, do đó ghi tăng tài sản – 244

Nhận tiền qua ngân hàng từ đơn vị thành viên (Chi nhánh, văn phòng đại diện)

Nợ TK 112

Có TK 336

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Thủ tục khác ghi nhận nghĩa vụ trả nợ, được chi trả hộ trước đó (Nếu có)

Phải trả nội bộ chỉ tính cho đơn vị nội bộ như VPDD, chi nhánh. Nếu nhân viên nội bộ thì sử dụng 338.

Chuyển khoản nộp thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân

Nợ TK 3331; 3334; 3335

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Biên/Giấy lai thu tiền, giấy nộp NSNN
  • Thông báo nộp thuế

Giấy nộp ngân sách nhà nước theo mẫu của luật thuế. Cần chi tiết chương mục ngân sách, chi tiết cho từng sắc thuế.

Thanh toán lương và thu nhập vào tài khoản nhân viên

Nợ TK 334

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng + Phiếu lương/bảng lương có chữ ký người nhận
  • Bảng lương đã ký duyệt

Kể cả lao động thời vụ, vụ việc, lao động thuê ngoài từ 1 người làm đại diện nhóm vẫn yêu cầu đủ chữ ký người nhận tiền.

Chi chuyển khoản hoa hồng môi giới, chiết khấu thanh toán.

Nợ TK 641/635

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Chính sách chi trả hoa hồng môi giới, chiết khấu thanh toán

Chiết khấu thanh toán là chi phí tài chính. Khi chi trả hoa hồng môi giới lưu ý khấu trừ thuế TNCN theo luật thuế TNCN.

Chuyển khoản chi trả các khoản dịch vụ mua ngoài, mua đồ dùng dùng ngay, thuê mua vụ việc bên ngoài phục vụ đồng thời cho công việc/bộ phận bán hàng / quản lý, sản xuất chung

Nợ TK 641

Nợ TK 642

Nợ TK 627

Nợ TK 1331

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Hóa đơn

 

Chi phí dịch vụ phát sinh sử dụng cho bộ phận/mục đích nào thì tính vào chi phí của bộ phận đó.

Chuyển khoản chi trả các khoản dịch vụ mua ngoài, mua đồ dùng dùng ngay, thuê mua vụ việc bên ngoài phục vụ cho công việc/bộ phận quản lý

Nợ TK 642

Nợ TK 1331

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Hóa đơn

Nếu mua lẻ không có hóa đơn, vẫn hạch toán chi phí, khi quyết toán thuế TNDN thì loại ra. Nếu nhận hóa đơn bán hàng (VAT trực tiếp) thì không ghi nhận 133.

Chuyển khoản chi trả các khoản dịch vụ mua ngoài, mua đồ dùng dùng ngay, thuê mua vụ việc bên ngoài phục vụ cho công việc/bộ phận bán hàng

Nợ TK 641

Nợ TK 1331

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Hóa đơn

Thanh toán mua nguyên vật liệu trả ngay | Lập phiếu nhập kho

Nợ TK 152

Nợ TK 1331

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Hợp đồng, hóa đơn
  • Phiếu giao hàng

Nếu không nhập kho thì ghi nhận chi phí trực tiếp (154,621,627) chứ không sử dụng 152.

Mua hàng nhập kho thanh toán ngay bằng chuyển khoản | Lập phiếu nhập kho

Nợ TK 1561

Nợ TK 1331

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Hợp đồng, hóa đơn
  • Phiếu giao hàng

Chi phí mua hàng, thuế trực thu ghi nhận vào giá nhập kho. Nếu không thể tập hợp được vào phiếu nhập kho thì ghi vào 1562.

Thanh toán dịch vụ, công cụ - dùng ngay, thuê mua bên ngoài đủ điều kiện ghi nhận chí trả trước

Nợ TK 242

Nợ TK 1331

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Hợp đồng, hóa đơn
  • Phiếu giao hàng

CCDC dùng ngay, không quản lý tồn kho thì không dùng 153.

Thanh toán tiền mua công cụ dụng cụ nhập kho (thanh toán ngay) | Lập phiếu nhập kho

Nợ TK 153

Nợ TK 1331

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Hợp đồng, hóa đơn
  • Phiếu giao hàng

Khi xuất dùng, lập bảng kê và ghi: Nợ 242/Có 153 nếu phân bổ nhiều kỳ. Khi phân bổ theo bảng phân bổ, ghi giảm 242.

Thanh toán tiền mua Tài sản cố định, trả tiền vật tư - thiết bị - nhân công phục vụ xây dựng cơ bản

Nợ TK 211 (241)

Nợ TK 1331

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Hợp đồng, hóa đơn
  • Phiếu giao hàng

Nếu mua 1 lần xong ngay ghi 211, nếu cần lắp đặt, hoàn thiện trong nhiều đợt thì ghi 241, khi hoàn thành chuyển 241 sang 211.

Thanh toán tiền tiếp khách, lưu trú của công việc/bộ phận quản lý

Nợ TK 642

Nợ TK 1331

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Hóa đơn

Chú ý quản lý định mức chi tiêu theo quy chế tài chính. Theo luật thuế và các quy định hành chính hiện hành thì các sản phẩm rượu bia, thuốc lá bị hạn chế trong giao dịch này.

Ghi vào 641 nếu chi tiêu này phục vụ cho bán hàng

Thanh toán các khoản giao tế, chi phí bằng tiền khác cho Ban giám đốc, các nhân viên hay bộ phận quản lý công ty

Nợ TK 642

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Hóa đơn bán hàng

Chi trả các khoản thiệt hại, chi phí bất thường

Nợ TK 811

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng
  • Giấy tờ khác

Nộp các khoản bảo hiểm vào ngân sách nhà nước

Nợ TK 338

Có TK 112

  • Giấy báo Nợ
  • Bảng kê giao dịch ngân hàng + giấy nộp tiền BH
  •  Bảng tổng hợp tính bảo hiểm

Cần đối chiếu với cơ quan bảo hiểm, thông báo nộp bảo hiểm

Write a comment

Comments: 0