Hạch toán nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa sao cho đúng?

Thực hành làm kế toán đối với nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa là công việc diễn ra hàng ngày trong doanh nghiệp. Ngoài việc đảm bảo hạch toán đúng theo chế độ kế toán, doanh nghiệp còn phải tuân thủ và "vận dụng" khéo các quy định của luật thuế GTGT, TNDN để đảm bảo được quyền lợi hợp pháp của mình và đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ. Với cùng một bộ số liệu giao dịch hàng tháng về quá trình mua hàng, nhưng tác giải tin rằng với mỗi người làm kế toán khác nhau sẽ tạo ra bộ báo cáo khác nhau và lợi ích về thuế của doanh nghiệp cũng khác nhau...

Kế toán mua hàng, kế toán vật tư hàng hóa, kế toán thực hành, kế toán thuế

Có 2 điểm mấu chốt mà kế toán viên cần nhớ mà vận dụng:

  • Giá nhập kho của vật tư hàng hóa được tính theo nguyên tắc: giá mua + chi phí mua + thuế trực thu cho tới khi hoàn thành quá trình nhập kho.
  • Không phải lúc nào cũng đủ chứng từ, điều kiện phát sinh và khả năng để tính theo nội dung (1) cho nên việc phân bổ chi phí mua, thuế trực thu sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào quy định nội bộ của doanh nghiệp hoặc quan điểm của người tổ chức công tác kế toán. Hãy vận dụng điều này để tính giá vốn theo cách có lợi đối với doanh nghiệp của bạn.

Để vận dụng tốt trong công việc của kế toán tại doanh nghiệp, dưới đây, startup.edu.vn xin hướng dẫn chi tiết từ cơ bản đến cách xử lý nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ liên quan:

Tài khoản kế toán

Chứng từ kế toán

Hồ sơ, sổ sách kế toán

Biểu mẫu, Báo cáo

152

1521

1522

….

116

1561

1562

1567

·         Phiếu nhập kho

·         Phiếu xuất kho

·         Hóa đơn tài chính (bán hàng hoặc GTGT)

·         Tờ khai hải quan nhập khẩu

·         Tờ khai hải quan xuất khẩu

·         Phiếu/Biên bản giao hàng

·         Chứng từ thanh toán (Thu/Chi/Báo Nợ/Báo có/Nhận nợ)

·         Hợp đồng/Đơn hàng/Báo giá

·         Invoice, CO, Packinglist, HS-Code, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (Thuế NK và VAT hàng NK).

·         Sổ cái 152, 156, 511,632, 111,112,131,331

·         Nhật ký mua hàng, bán hàng

·         Nhật ký bán hàng

·         Báo cáo mua hàng

·         Báo cáo bán hàng

·         Bảng kê hóa đơn

·         Báo cáo tồn kho

·         Tổng hợp nhật xuất tồn

·         Phân tích hiệu quả kinh doanh theo mặt hàng

·         Báo cáo công nợ nhà cung cấp

·         Báo cáo công nợ phải thu khách hàng

·         Sổ kho, thẻ kho

 

  • Về lý thuyết, khi bán hàng thu ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán sẽ ghi nhận trực tiếp doanh thu đối ứng với 111 hoặc 112. Tuy nhiên, trường hợp này có thể xảy ra bút toán trùng, đặc biệt nếu có nhiều hơn 1 người làm. Phần mềm kế toán bất kỳ hoặc 3TSoft đều cho phép bạn lựa chọn sử dụng phương pháp ưu tiên cập nhật chứng từ ứng với dạng nhập xuất 111B và 112B cho trường hợp này.
  • Lời khuyên là luôn hạch toán thông qua 131 và 331 để có được báo cáo công nợ tốt, hoặc cần đối chiếu công nợ thì sẽ có được số liệu tốt nhất, tránh bút toán trùng, phù hợp thực tế.
Đào tạo kế toán thực hành, kế toán thuế, kế toán tổng hợp, kê khai báo cáo thuế

Nghiệp vụ, giao dịch

Hạch toán

Phiếu kế toán và hồ sơ

Hướng dẫn – giải thích

·         Các nghiệp vụ dưới đây làm tăng vật tư, hàng hóa trong doanh nghiệp thông qua nghiệp vụ mua về nhập kho. Mọi nghiệp vụ đều cần thiết lập PHIẾU NHẬP KHO dựa vào hóa đơn tài chính đồng thời hoàn thành chứng từ thanh toán.

·         Khi ứng dụng phần mềm kế toán nào đó hoặc Phần mềm kế toán 3TSoft, bạn chọn phần hành “Kế toán vật tư hàng hóa” sau đó chọn “Phiếu nhập mua” để thực hiện.

Ký hợp đồng, đơn hàng, báo giá và đặt cọc trước cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa.

Nợ TK 331

Có 111, 112

-   Hợp đồng, đơn hàng, báo giá đã ký

-    Phiếu chi nếu chi tiền mặt

- UNC + Báo Nợ nếu chi tiền gửi NH

Về bản chất, khi trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp là một khoản phải thu. Cần hạch toán ghi nhận chi tiết đối tượng công nợ theo tài khoản 331.

Nhận hàng từ nhà cung cấp (nhà cung cấp giao, DN tự vận chuyển, nhận hàng từ dịch vụ vận tải/giao nhận)

Nợ TK 1561

Nợ TK 1331

Có TK 331

-       Lập phiếu nhập kho (phiếu nhập mua)

-       Tiếp nhận hóa đơn tài chính

Lập phiếu nhập kho, giá nhập kho ghi nhận = giá mua ghi trên hóa đơn. Nếu là hóa đơn GTGT thì sau khi lập phiếu thực hiện khai thuế GTGT.

Ghi nhận và hạch toán hóa đơn vận chuyển, chi phí mua hàng có liên quan đến đơn hàng

Nợ TK 1562

Nợ TK 1331

Có TK 331

-       Hóa đơn vận chuyển, giao hàng

-       Chứng từ thuế trực thu và tài liệu ghi nhận chi phí khác (nếu có)

Thông thường chi phí mua có thể không ghi nhận được chi tiết cho mỗi đơn hàng, khi đó kế toán cứ ghi nhận tổng hợp vào 1562 rồi cuối kỳ tính tỷ lệ theo lượng tiêu thụ kết chuyển sang 632.

Thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp phần chưa trả hoặc trả thiếu trước đó

Nợ TK 331

Có 111,112

-       Phiếu chi nếu chi TM

-       SEC + Báo Nợ nếu viết SEC chi trả

-       UNC  + Báo Nợ nếu chi chuyển khoản

Cần đảm bảo tài khoản người mua và người bán đều đã được đăng ký với cơ quan thuế. Đăng ký lần đầu hoặc đăng ký qua bổ sung mẫu 08/MST

Khi chi tiền mặt hoặc trích tài khoản ngân hàng mua USD của ngân hàng mở LC cho đơn hàng nhập khẩu

Nợ TK 244

Có 111,112

-       Phiếu chi nếu chi TM mua USD – LC

-       UNC nếu trích tài khoản mua USD mở LC

Thủ tục mở LC theo quy định của ngân hàng kèm theo hợp đồng thương mại với nhà xuất khẩu

Khi hàng về  tới cảng, mở tờ khai hải quan nhập khẩu và hải quan căn cứ tỷ giá liên ngân hàng áp giá tính thuế nhập khẩu, thuế TTĐB nếu có

Nợ TK 1562

Có TK 3333

-       Tờ khai hải quan điện tử, đủ chữ ký

-       Thông báo thuế (NK và TTĐB)

Cơ quan hải quan cùng DN tính thuế dựa trên HS-Code – áp theo biểu thuế XNK, thuế TTĐT, ra thông báo thuế

Áp và tính thuế GTGT hàng nhập khẩu

Nợ TK 1331

Có TK 3331

-       Tờ khai hải quan

-       Thông báo thuế (cùng với thuế NK và TTĐB)

Thuế GTGT được tính = (giá mua hàng + vận tải + bảo hiểm + thuế NK và TTĐB) x thuế suất VAT

Nộp tiền thuế ở khâu nhập khẩu

Nợ TK 3333

Nợ TK 3331

Có 111,112

-       Giấy nộp tiền vào NSNN

-       Phiếu chi hoặc UNC + Báo Nợ | nôp tiền vào kho bạc hoặc ngân hàng

Nộp đồng thời thuế NK, thuế TTĐB và VAT để hoàn tất thủ tục trước khi đưa hàng về DN.

Nộp các loại phí, thủ tục chứng từ, kiểm định, kiểm dịch, vệ sinh cont, nâng hạ cont… tại cảng theo quy định của thủ tục hải quan

Nợ TK 1562

Có TK 111

-       Biên lai thu tiền

-       Phiếu chi

Nếu thuê đơn vị khác làm thủ tục hải quan thì bên dịch vụ nộp hộ khoản này, sau đó DN chi trả cho đơn vị dịch vụ khi nhận hóa đơn

Hàng về nhập kho DN

Nợ TK 1561

Có TK 331

-       Phiếu nhập kho

-       Tờ khai HQ

-       CO, CQ, invoice, Packinglist + …

Nếu trước đó không ghi nhận thuế NK, thuế TTĐB vào 1562 thì khi nhập kho phải tính thuế này vào giá nhập kho.

Nhận thông báo của ngân hàng về việc thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài

Nợ TK 331

Có 244

-       Báo Nợ

-       Xác nhận email của khách hàng về số tiền thanh toán

Nếu không mở LC mà thanh toán trước trực tiếp thì không ghi 244 mà lập UNC ghi 112. Ghi nhận chi tiết đối tượng xuất khẩu.

Tiếp nhận biên lai, hóa đơn, chứng từ của bên dịch vụ hải quan, dịch vụ vận tại phục vụ cho đơn hàng nhập khẩu

Nợ TK 1562

Nợ TK 1331

Có TK 331

-       Hóa đơn vận tải

-       Hóa đơn xuất trả chi phí

-       Các biên lai, chứng từ liên quan đơn hàng nhập khẩu

Thông thường đơn vị tiếp vận, hãng tàu, dịch vụ hải quan làm theo phương thức này. Các khoản phí họ chi trả hộ trươc đó rồi xuất trả hóa đơn cho DN khi hoàn thành đơn hàng.

Thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ vận tải, hải quan, hãng tàu (nếu tự thuê vận tải biển)

Nợ TK 331

Có 111, 112

-       Phiếu chi nếu chi trả bằng tiền mặt

-       UNC + Báo nợ nếu chuyển khoản

·         Trong một số trường hợp nhập khẩu, giá trị thuế NK, thuế TTĐB không hoàn toàn khớp đúng với giá trị hàng mua, điều đó tùy thuộc vào mã HS-code đã được quy định rõ ràng trong biểu thuế XNK hay chưa. Cũng có thể khi chưa xác định được thuế, cơ quan hải quan sẽ tạm tính thuế để yêu cầu DN nộp trước (thường thì áp ở mức cao)

·         Ở quy trình nghiệp vụ mua hàng có thể xảy ra 2 trường hợp: (1). Giảm giá hàng mua do tiêu chuẩn, chất lương… không đáp ứng theo thỏa thuận trước đó giữa các bên. Lúc này cần lập biên bản ghi nhận sự việc và tiến hành nghiệp vụ giảm giá: (a) – lập hóa đơn điều chỉnh giá hoặc lập lại hóa đơn theo giá đã giảm; (b). ghi Nợ TK 111,112 | Có TK 331 nếu đã thanh toán trước đó. (2). Trả lại hàng mua cho nhà cung cấp do không đạt tiêu chuẩn hoặc xung đột quyền lợi mà không thể đàm phán, lúc này hai bên cần lập biên bản ghi nhận sự việc, nếu bên bán đã xuất hóa đơn thì bên mua cần lập hóa đơn ghi rõ hàng trả lại với nội dung như hóa đơn bên bán đã lập. Nếu đã nhập kho thì làm thủ tục xuất kho và định khoản: giảm công nợ hoặc thu hồi tiền: Nợ TK 111,112, 156 / Có TK 331, 1331. Trường hợp người bán chưa xuất hóa đơn thì chỉ trả lại là xong.

Ghi chú về phương thức thanh toán khi mua hàng nhập khẩu

  • Chuyển tiền bằng điện (T/T) là hình thức thanh toán khá đơn giản, trong đó một  khách hàng ( người trả tiền, người nhập khẩu, người mắc nợ … ) ủy nhiệm cho Ngân hàng trích tài khoản của khách hàng một số tiền nhất định chuyển cho một người khác (người bán, người xuất khẩu, chủ nợ … ) ở một địa điểm nhất định và trong một thời gian nhất định.
  • Chuyển tiền C.A.D là hình thức nhà nhập khẩu sẽ yêu cầu  ngân hàng  mở tài khoản ký quỹ để thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu khi nhà xuất khẩu trình đầy đủ các chứng từ theo yêu cầu (C.A.D nhập khẩu) hoặc thực hiện việc ghi có vào tài khoản nhà xuất khẩu khi nhà nhập khẩu thanh toán (C.A.D xuất khẩu).
  • Tín dụng chứng từ (L/C) là một cam kết thanh toán có điều kiện và độc lập của ngân hàng phát hành, bảo đảm là người xuất khẩu sẽ phải thực hiện hợp đồng (người nhập khẩu sẽ nhận được hàng hóa) và người xuất khẩu (người thụ hưởng) sẽ không còn bị phụ thuộc vào thiện chí thanh toán của người nhập khẩu khi những điều kiện quy định trong L/C được thực hiện đúng và đầy đủ.
  • Nhờ thu kèm chứng từ là hình thức  ngân hàng  sẽ đóng vai trò là Ngân hàng thu hộ tiền hàng cho nhà xuất khẩu sau khi nhà xuất khẩu hoàn thành nghĩa vụ giao hàng căn cứ trên hối phiếu và/hoặc các hợp đồng thương mại. Ngoài ra, với dịch vụ nhờ thu nhập khẩu  ngân hàng  sẽ tiếp nhận bộ chứng từ từ nước ngoài chuyển về và trích tiền thanh toán cho nhà xuất khẩu khi nhận được bộ chứng từ. (Xuất khẩu).

Khóa học kế toán theo chuyên đề liên quan

Đào tạo kế toán thực hành, đào tạo kế toán thuế, kế toán vật tư hàng hóa

Kế toán vật tư, hàng hóa, thành phẩm

Bao gồm hướng dẫn kiện toàn - hoàn thiện hồ sơ trong các giao dịch khuyến mãi, quảng cáo, giảm giá, trả lại, cho tặng, hao hụt, hư hại, hàng quá hạn sử dụng ... theo quy định của pháp luật thuế.

Liên hệ ghi danh:

Tel: 08 3878 3881 (HCM) | 0500 378 3881

Email: tuyensinh@startup.edu.vn

Write a comment

Comments: 0