Trình tự hạch toán và hồ sơ đối với kế toán quá trình mua hàng, bán hàng

Đào tạo kế toán thực hành, kế toán thuế, kê khai báo cáo thuế, tư vấn quản lý doanh nghiệp

Kế toán vật tư hàng hóa (kế toán hàng tồn kho) mà đặc biệt là quá trình mua/bán đối với hàng tồn kho đòi hỏi người làm kế toán trong doanh nghiệp không chỉ đơn giản là thực hiện định khoản kế toán, mà quan trọng là phải biết kiện toàn hoàn thiện hồ sơ liên quan tới từng nghiệp vụ. Để thực hiện được điều đó, trước hết bạn cần có cái nhìn tổng quát về trình tự quản lý - hạch toán - kiểm soát - hồ sơ chứng từ liên quan tới kế toán quá trình mua hàng, bán hàng trong doanh nghiệp. Qua đó bạn sẽ biết mình cần làm gì, hoàn thiện hồ sơ gì cho từng nghiệp vụ phát sinh...


Dao tao ke toan thuc hanh tai HCM, đào tạo kế toán thuế, kế toán tổng hợp, vật tư hàng hóa, mua hàng, bán hàng, doanh thu, giá vốn
  • Quá trình mua vật tư, hàng hóa trong doanh nghiệp có 2 loại nghiệp vụ phổ biến: mua vật tư hàng hóa nội địa và mua vật tư hàng hóa nhập khẩu. Trong tài liệu này, không phân biệt mua vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, sau đây gọi là “mua hàng”.
  • Mua hàng, dẫn đến tăng vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ về “kho” doanh nghiệp – hoạt động nhập kho (phải lập phiếu nhập kho) đồng thời ghi nhận/hạch toán nghiệp vụ thanh toán hoặc công nợ chưa trả đối với nhà cung cấp. Vật tư, hàng hóa, công cụ thuộc nhóm “hàng tồn kho” trong kế toán, tức là có quản lý – theo dõi các hoạt động nhập – xuất – tồn kho (nhập xuất tồn). “Tồn kho” ở đây không có nghĩa là “ế ẩm”.
  • Khi mua nội địa, thủ tục mua và nhập kho gồm có: Hợp đồng hoặc đơn hàng được phê duyệt bởi bên mua và bên bán. Đôi khi ta sử dụng báo giá được phê duyệt thậm chí duyệt báo giá qua điện thoại và email nếu đủ độ tin cậy. Quá trình mua bán được thiết lập xong, nhà cung cấp giao hàng kèm theo biên bản hoặc phiếu giao hàng. Có trường hợp nhà cung cấp giao hàng trực tiếp, có trường hợp doanh nghiệp mua tự đi lấy hàng và có trường hợp việc giao nhận hàng thực hiện thông qua công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển/giao nhận.
  • Chứng từ thanh toán hoặc ghi nhận công nợ được lập dựa trên hợp đồng, hóa đơn tài chính (hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng) của bên bán giao cho bên mua.
  • Trường hợp giảm giá hàng bán cần lập hóa đơn điều chỉnh và thanh toán theo giá trị thực tế sau khi giảm. Khi xuất trả lại người bán cần lập hóa đơn trả lại hoặc lập biên bản hủy hóa đơn giữa hai bên (nếu người bán đã lập hóa đơn).
  • Các sổ kế toán, báo cáo: bảng kê chứng từ phiếu mua hàng, sổ chi tiết vật tư hàng hóa, sổ cái kế toán, sổ nhật ký chung, báo cáo tồn kho, báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn.
Kế toán thực hành, kế toán thuế, kế toán bán hàng, kế toán vật tư hàng hóa
  • Tương tự như quá trình mua hàng, bán hàng cũng có 2 trường hợp thông dụng là: bán hàng nội địa và bán hàng xuất khẩu. Tuy nhiên tổng thể hoạt động tiêu thụ còn bao gồm cả các trường hợp tiêu dùng nội bộ.
  • Mỗi nghiệp vụ bán hàng, không phân biệt bán nội địa hay xuất khẩu, người làm kế toán đều phải thực hiện 3 nghiệp vụ cơ bản là: xác định doanh thu + thuế GTGT tương ứng với doanh thu bán, xác định giá vốn hàng bán và hoàn thành quá trình thanh toán.
  • Hồ sơ, chứng từ hạch toán cho nghiệp vụ bán hàng nội địa gồm có: hợp đống / đơn hàng hoặc báo giá được phê duyệt bởi bên mua và bên bán + hóa đơn tài chính khi hoàn thành đơn hàng hoặc từng lần giao hàng + biên bản/phiếu giao hàng cho từng lần giao hàng, kể cả trường hợp giao hàng thông qua đơn vị vận chuyển/giao nhận cũng cần có phiếu này. Song song hoặc kết thúc quá trình giao nhận hàng giữa bên mua và bên bán, kế toán thực hiện các thủ tục thanh toán liên quan như: Phiếu thu tiền, Báo có ghi nhận thanh toán qua tài khoản ngân hàng, hoặc biên bản/giấy nhận nợ (có thể là xác nhận trên phiếu giao hàng) nếu chưa thu được tiền bán.
  •  Đối với hàng bán xuất khẩu, thủ tục – hồ sơ – nghiệp vụ hoàn toàn tương tự như bán trong nước, nhưng cần thêm các thủ tục: Tờ khai hải quan khi làm thủ tục xuất + các phí cảng liên quan xuất khẩu + CO của hàng xuất + Packinglist. Hóa đơn trong trường hợp xuất khẩu thì đơn vị bán hàng xuất với thuế suất VAT 0%, xuất hóa đơn và lưu tại gốc không xé (vì không giao cho bên mua). Trường hợp cần giấy tờ cho hàng đi đường, doanh nghiệp sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn hoặc hóa đơn cho hàng xuất khẩu + invoice + Packinglist.
  • Trường hợp hàng bán bị giảm giá hoặc bị trả lại, hai bên cần làm biên bản ghi nhận sự việc, điều chỉnh hóa đơn hoặc hủy hóa đơn hoặc bên mua xuất trả hóa đơn cho bên bán – tùy trường hợp thỏa thuận.
  • Tài khoản sử dụng: 1561 – Hàng xuất bán; 155 – Thành phẩm xuất bán; 511 – Doanh thu; 632 – Giá vốn…

Một số nguyên tác quản lý, hạch toán, kiểm soát đối kế toán hàng tồn kho

  • Doanh ghiệp phải tổ chức, lập hệ thống danh mục vật tư, hàng hóa, thành phẩm một cách khoa học, có trình tự theo đặc thù ngành hàng với đầy đủ các thông tin: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, đơn vị quy đổi…. Trong một số trường hợp danh mục cần chi tiết giá bán, thuế xuất của vật tư hàng hóa để thuận lợi hơn trong quá trình truy xuất – quản lý – hạch toán. Nếu có nhiều người cùng tham gia công việc – chu trình kế toán vật tư hàng hóa thì cần phân quyền chi tiết ai mới có quyền thêm mới mã hàng trong danh mục, tránh lộn xộn sẽ không quản lý được.
  • Song song với danh mục vật tư, hàng hóa, doanh nghiệp cần tổ chức danh mục kho và kệ hàng cho phù hợp. Vì quản lý hàng tồn kho phải gắn với kho, nếu không sẽ không quản lý được nhập xuất tồn. Phần mềm kế toán 3TSoft cho phép theo dõi chi tiết đến từng kệ hàng.
  • Nhập – Xuất – Tồn vừa là nghiệp vụ vừa là báo cáo đối với công việc kế toán vật tư hàng hóa, thành phẩm. Mỗi khi có vật tư hàng hóa tăng lên phải ghi nhận nhập kho, không phân biệt hàng tăng lên vì lý do gì. Hàng bán hoặc xuất dùng phải quản lý xuất kho, tính giá vốn và trừ lượng để tính tồn kho. Ở bất kỳ thời điểm nào, người phụ trách kế toán vật tư hàng hóa phải luôn trả lời được câu hỏi: hàng gì? Nhập bao nhiêu? Xuất bao nhiêu? Tồn kho hiện tại bao nhiêu?...
  • Tính giá xuất kho hay còn gọi là tính giá hàng tồn kho. Ở các tài liệu lý thuyết kế toán, ta chỉ thấy nói rằng: bán hàng A, giá bán giả sử là a1, giá vốn là a2 – hãy định khoản. Tuy nhiên trong thực tế công việc kế toán tại doanh nghiệp thì không đơn giản như thế. Giá bán là giá do doanh nghiệp quyết định, ghi trong hợp đồng/đơn hàng/báo giá sau khi thảo luận với khách hàng. Vậy giá này đã biết. Nhưng giá vốn thì phải tính với 1 trong các phương pháp: FIFO; LIFO; Bình quân gia quyền liên tục; Bình quân gia quyền thời kỳ (tháng/quý/cuối kỳ); Thực tế đích danh. Muốn tính được giá vốn thì phải ghi được liên tục nhật ký nhập xuất tồn. Ngay cả việc nhập kho, nhiều khi kế toán cũng gặp khó khăn trong việc ghi nhận giá nhập kho vì ngoài giá mua ghi trên hóa đơn còn có chi phí mua, chi phí vận chuyển, các khoản thuế trực thu….Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ 1 trong 2 cách làm sau: (1). Giá nhập kho ghi bằng giá mua để hạch toán vào 1561, chi phí mua và thuế trực thu ghi nhận vào 1562 để cuối kỳ phân bổ. (2). Giá nhập kho phải được tính và phân bổ chi tiết chi phí mua + giá mua ghi trên hóa đơn.
  • Qua phân tích trên, ta phải chấp nhận rằng: nếu có phần mềm kế toán đủ mạnh và thực hiện tính giá vốn theo phương pháp bình quân liên tục, FIFO, LIFO tức thời thì sau nghiệp vụ xuất kho bán hàng, kế toán thực hiện tính giá vốn, khi đó giá vốn sẽ được cập nhật vào phiếu xuất kho làm cơ sở ghi nhận giá vốn. Nếu tính giá theo phương pháp bình quân thời kỳ (tháng/quý/cuối kỳ) thì tới tận cuối kỳ tính giá vốn thì mới ghi nhận được giá vốn của mỗi phiếu xuất kho cũng như tổng giá vốn trong tháng/quý/kỳ.

Kiểm soát nội bộ và quy trình – Quy chuẩn

  • Mọi doanh nghiệp nên ban hành quy chế - quy chuẩn quản lý hàng tồn kho, quy định rõ trình tự phê duyệt nhập xuất và cấp phát vật tư, hàng hóa. Văn bản hóa thành quy chế cho các nội dung: khuyến mãi, giảm giá, nhận hàng trả lại, chính sách bảo hành, chính sách giá bán lẻ, chính sách giá bán sỉ, chính sách chiết khấu thanh toán. Để phù hợp với luật thuế hiện hành, các chính sách bán hàng cần được đăng ký với bộ công thương để làm cơ sở giải trình chi phí khuyến mãi, ưu đãi, chiết khấu thanh toán …
  • Với một số doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh là luôn phải đáp ứng một lượng hàng bán trong ngày ở mức nào đó hoặc phải đảm bảo cung ứng vật tư liên tục cho sản xuất thì cần kiểm soát số lượng tồn kho tối thiểu và tồn kho tối đa đối với từng mã vật tư hàng hóa.
  • Bộ phận kế toán nên đệ trình giám đốc phê duyệt các qua tắc và điều kiện tập hợp hóa đơn chứng từ liên quan đến vật tư hàng hóa để tránh những rủi ro về “có giao dịch” mà không có chứng từ. Ở nhiều doanh nghiệp, hệ thống quản lý yếu kèm, mạnh ai người đó làm, người mua hàng làm 1 cách, người bán hàng làm 1 cách … rồi cuối cùng kế toán không thể tự mình hoàn thiện các bộ hồ sơ kế toán để khai thuế và hạch toán. Ví dụ: mua hàng không yêu cầu hợp đồng, không thỏa thuận nội dung liên quan đến hóa đơn và phiếu giao hàng, người bán khi đó không thực hiện đầy đủ, vậy là kế toán không thể thực hiện công việc của mình.
  • Nếu doanh nghiệp có hoạt động bán hàng tại cửa hàng hoặc siêu thị có sử dụng máy quyét mã vạch thì 3TSoft đã sẵn sàng cho ứng dụng đó, tuy nhiên rất cần thiết phải đặt ra quy tắc tạo mã, quản lý mã hàng một cách chi tiết và cẩn trọng. Sau đó in mã vạch cho vật tư hàng hóa từ danh mục vật tư hàng hóa dạng nhãn, dán nhãn lên vật tư hàng hóa và sử dụng.



Tối ưu thuế, toi uu thue, đào tạo kế toán thuế, tư vấn thuế

Thuế và tối ưu thuế phải nộp

Trang bị cách nhìn và phân tích sâu sắc, vận dụng chính sách và đặc thù hoạt động nhằm "tối ưu thuế phải nộp" trong khuôn khổ pháp luật. 

Kế toán tổng hợp, học kế toán tổng hợp, đào tạo kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp lành nghề

Đầy đủ nghiệp vụ, kỹ năng, vận dụng chính sách để tổ chức công tác kế toán, soạn thảo chính sách kế toán tài chính nội bộ và tổ chức kế toán thuế DN.

Kiểm soát nội bộ, học kiểm soát nội bộ, tư vấn doanh nghiệp

Đào tạo kiểm soát nội bộ & huấn luyện khởi nghiệp kinh doanh

Huấn luyện - chỉ dẫn thực tế  để nâng cao chất lượng quản lý kinh doanh, có quy trình - quy chuẩn

Write a comment

Comments: 0