Kế toán bán hàng: Xác định doanh thu, giá vốn & theo dõi công nợ

Đào tạo kế toán thực hành, đào tạo kế toán thuế, kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng

Bán hàng hóa dịch vụ diễn ra hàng ngày trong doanh nghiệp, cũng như quá trình mua hàng, nó đòi hỏi kế toán phải cập nhật liên tục doanh thu, giá vốn, hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng theo các đơn hàng / hợp đồng. Ngoài nghiệp vụ hạch toán kế toán, điều quan trọng hơn là: kế toán cần phải biết hoàn thiện hồ sơ và chứng từ gốc cho các giao dịch, tính giá vốn một cách chính xác nhưng có lợi cho chi phí của doanh nghiệp (ở góc độ tính thuế) đồng thời cần tổ chức công việc hạch toán sao cho luôn theo dõi được chi tiết nhật ký - giao dịch công nợ với khách hàng mua. Bạn đã thực sự thành thạo và làm tốt? Hay chỉ đơn giản là "có hóa đơn thì hạch toán" còn lại phó mặc cho phần mềm kế toán hoặc excel? Xem thêm nội dụng dưới đây...


Các nghiệp vụ hạch toán và thành phần hồ sơ kế toán thuế

Ký hợp đồng bán hàng, đơn hàng, báo giá và nhận đặt cọc trước của khách hàng mua thành phẩm, hàng hóa

Nợ 111,112

Có TK 131

-       Hợp đồng, đơn hàng, báo giá đã ký

-       Phiếu thu nếu thu tiền mặt

-       Báo có nếu nhận tiền chuyển khoản

Về bản chất, khi nhận trước tiền hàng của khách hàng là một khoản phải trả. Cần hạch toán ghi nhận chi tiết đối tượng công nợ theo 131.

Xuất hàng để giao cho người mua (tự giao, người mua tự vận chuyển, hoặc giao cho bên vận tải) – Chưa lập hóa đơn, chỉ ghi nhận giá vốn

Nợ TK 632

Có 155, 1561

-       Phiễu xuất kho ghi giá vốn (*)

-       Biên bản bàn giao vận tải

Ở nghiệp vụ này thường chưa xác định được giá vốn, cho nên kế toán lập phiếu ghi lượng, đợi khi tính giá vốn thì cập nhật 632.

Lập hóa đơn, xác định doanh thu bán hàng hóa, thành phẩm (không phân biệt đã thanh toán hay chưa).

Nợ TK 131

Có TK 511

Có TK 3331

-       Hóa đơn tài chính (bán hàng hoặc hóa đơn GTGT).

-       Đối chiếu hợp đồng, đơn hàng, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao

Ghi nhận chi tiết đối tượng công nợ theo 131. Kể cả bán hàng thu tiền ngay (lập hóa đơn thu tiền ngay) thì kế toán vẫn nên ghi nhận qua 131.

Nhận tiền thanh toán mua hàng của khách hàng (toàn bộ đơn hàng, từng lần, hoặc công nợ chưa trả trước đó)

Nợ 111,112

Có TK 131

-       Phiếu thu nếu thu tiền mặt

-       Báo có + sao kê giao dịch ngân hàng nếu nhận chuyển khoản

Ghi nhận bán hàng, thanh toán qua 131 sẽ giúp kế toán kiểm soát công nợ tốt hơn, in được đầy đủ đối chiếu công nợ, quản lý nợ theo hạn mức nợ và thời gian trả chậm được phép.

Phát hiện sai sót thông tin hóa đơn xuất cho khách hàng

Điều chỉnh hóa đơn

-       Biên bản điều chỉnh hóa đơn

-       Hoặc hóa đơn điều chỉnh

Nếu sai sót về giá trị hóa đơn thì phải lập hóa đơn điều chỉnh theo hướng dẫn tại TT39. Nếu chỉ sai chỉ tiêu nội dung, thông tin thì lập biên bản điều chỉnh, xem hướng dẫn tại TT26.

Giao hàng lỗi, hoặc có nguyên nhân dẫn đến giảm giá hàng bán

Nợ TK 521

Nợ TK 3331

Có TK 131

-       Biên bản ghi nhận sự việc, đủ chữ ký

-       Hóa đơn điều chỉnh

Nếu không lập hóa đơn điều chỉnh thì có thể hủy hóa đơn xuất lại. Nếu chưa xuất hóa đơn thì xuất theo giá trị đã giảm giá.

Chiết khấu thương mại cho đơn hàng bán (Chiết khấu sau khi tính doanh thu)

Nợ TK 521

Nợ TK 3331

Có TK 131

-       Chính sách thương mại đã đăng ký

Nếu chiết khấu trừ thẳng vào hóa đơn thì không cần hạch toán nghiệp vụ này.

Xuất hàng khuyến mãi không thu tiền kèm theo hóa đơn bán hàng

Nợ TK 632

Có TK 1561

-       Chính sách thương mại đã đăng ký

-       Hóa đơn tài chính

Trên hóa đơn hàng khuyến mãi không thu tiền chỉ ghi lượng, giá ghi “0”. Có thể ghi hàng khuyến mại ở cùng hóa đơn bán.

Trường hợp hàng bán bị trả lại (do không đủ tiêu chuẩn chất lương, không thanh toán hoặc tranh chấp quyền lợi…)

Nợ TK 1561

Có TK 632

Nợ TK 521

Nợ TK 3331

Có TK 131

-       Phiếu nhập kho, nhập lại hàng

-       Hóa đơn của người mua xuất trả

-       Hoặc hủy hóa đơn

Phải ghi đồng thời 2 nghiệp vụ: nhập lại hàng và giảm trừ doanh thu + thuế. Có trường hợp khách hàng không xuất lại hóa đơn – khi đó DN tiến hành hủy hóa đơn.

Chiết khấu thanh toán cho đơn hàng, hóa đơn bán hàng

Nợ TK 635

Có 111,112

-       Chính sách thương mại đã phê duyệt, đăng ký

-       Phiếu chi nếu chi trả tiền mặt

-       UNC + Báo có

Để thực hiện, DN cần có chính sách chiết khấu. Lưu ý: chiết khấu thanh toán khác với chiết khấu thương mại và khuyến mãi.

·         Đối với hoạt động xuất khẩu, làm tương tự như bán nội địa nhưng thêm tờ khai hải quan, CO, CQ, Packing list đóng hàng theo cont. Việc thu tiền từ xuất khẩu là nghiệp vụ nhờ thu qua ngân hàng.

·         Hóa đơn xuất cho hàng xuất khẩu kế toán ghi thuế suất 0% (lưu ý: thuế suất 0% khác với hàng không chịu thuế). Hóa đơn lập và lưu tại gốc hoặc chuyển liên 2 cho bên vận tải.

·         Nghiệp vụ xuất nhập khẩu ủy thác sẽ có hướng dẫn riêng khác với các nghiệp vụ này.

·         Nghiệp vụ xuất khẩu sẽ phát sinh các giao dịch, chi phí liên quan tới vận tải, dịch vụ cảng, dịch vụ hải quan, dịch vụ bảo hiểm và các chi phí khác, kế toán tập hợp hóa đơn chứng từ ghi nhận vào chi phí bán hàng (641).

·         Đối với doanh nghiệp vừa có hoạt động nhập khẩu, vừa có hoạt động xuất khẩu thì phải quản lý theo dõi tách biệt giữa chi phí ở khâu nhập khẩu và chi phí ở khâu xuất khẩu vì chi phí ở khâu nhập khẩu sẽ được ghi nhận vào 152, 1561, 627, 154… còn chi phí liên quan ở khâu xuất khẩu thì ghi nhận vào chi phí bán hàng (641).

·         Cảnh báo đối với một số doanh nghiệp có đặc thù bán hàng là bán nhỏ lẻ, bán cho cá nhân, vì thế thường không xuất hóa đơn, hoặc có xuất hóa đơn bán hàng kèm theo bảng kê cuối này nhưng thường kê lượng hàng bán ít hơn rất nhiều so với thực tế. Trường hợp này thường dẫn tới dư thừa hàng theo báo cáo nhập xuất tồn quá nhiều (dư ở mức bất hợp lý), vì thế hãy thận trọng điều chỉnh/luân chuyển sao cho khi phải giải trình với cơ quan thuế, kế toán có thể lý giải được. Ngược lại, trong một số trường hợp doanh nghiệp muốn “né” thuế GTGT hoặc không nhận thức đầy đủ về bản chất “cân đối hợp lý” của hàng tồn kho, thành ra cứ yêu cầu kế toán phải lấy hóa đơn đầu vào “ảo” (hóa đơn có thật, nhưng thanh toán ảo, hàng tồn kho ảo) trong khi đó ở đầu ra (thể hiện trên hóa đơn bán hàng) lượng hàng bán ra không “phù hợp” về số lượng hoặc chủng loại (mã hàng) so với mua vào. Cả hai trường hợp đó đều dễ dẫn tới viễn cảnh “xuất toán” và điều tra hóa đơn của cơ quan thuế khi công bố quyết định thanh tra thuế tại doanh nghiệp.

·         Tư vấn doanh nghiệp nên đặt ra quy định quản lý hàng tồn kho, chi tiết quy trình và quy chuẩn kiểm soát nhập kho, xuất kho, xuất hóa đơn và tiếp nhận hóa đơn trong quá trình bán hàng/mua hàng. Nếu có các biểu mẫu giao dịch, hợp đồng… thì các nhân viên sẽ rút ngắn đáng kể thời gian tác nghiệp, đồng thời tạo ra cơ sở hồ sơ chứng từ kế toán rất tốt cho cả yêu cầu quản trị nội bộ và thuế.

Khóa học kế toán thuế theo chuyên đề

Thời lượng

Nội dung

Giá phí (VND)

Kế toán thanh toán và kiểm soát dòng tiền 

2 ngày / 4 buổi

Xem nội dung

1.000.000

Kế toán vật tư, hàng hóa, thành phẩm

2 ngày / 4 buổi

Xem nội dung

1.500.000

Kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước phân bổ nhiều kỳ 

2 ngày / 4 buổi

Xem nội dung

1.500.000

Kế toán tiền lương, quy chế nhân sự, thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm

2 ngày / 4 buổi

Xem nội dung

1.500.000

Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, dịch vụ

2 ngày / 4 buổi

Xem nội dung

3.000.000

Cân đối doanh thu, chi phí kế toán, chi phí tính thuế TNDN, quyết toán thuế và giải trình thanh tra thuế

1 ngày / 2 buổi

Xem nội dung

1.000.000

Kế toán tổng hợp, lập và phân tích báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế

2 ngày / 4 buổi

Xem nội dung

2.000.000


Write a comment

Comments: 0