Làm sao để hoàn thiện hồ sơ kế toán thuế đối với kế toán vật tư, hàng hóa trong mọi trường hợp: mua, bán, khuyến mãi, trả lại, giảm giá...

90% công việc của người làm kế toán là liên quan đến xử lý hồ sơ, chứng từ theo chuẩn mực kế toán, yêu cầu quản lý nội bộ và chính sách thuế hiện hành. Nếu không chủ động hồ sơ và nghiệp vụ của mình thì khi các tình huống như trả lại, giảm giá, xuất bỏ đối với vật tư hàng hóa, kế toán hoặc là phải phụ thuộc vào đối tác hoặc là gặp lúng túng khi xử lý. Thực chất chỉ cần nắm được bản chất và có thể giải thích được "hợp lý", bạn sẽ đủ khả năng và xử lý vững vàng trong mọi trường hợp. Dưới đây, tác giải xin tổng hợp một số trường hợp và yêu cầu hoàn thiện hồ sơ kế toán thuế đối với hàng tồn kho (vật tư - hàng hóa)

Kế toán thực hành, kế toán thuế, kế toán tổng hợp, báo cáo thuế

Tổng hợp nghiệp vụ và hồ sơ chứng từ đối với kế toán hàng tồn kho

Nghiệp vụ mua hàng – nhập kho

  • Đề nghị mua hàng + đánh giá nhà cung cấp (Lần đầu)
  • Hợp đồng mua hoặc đơn đặt hàng (P/O)
  • Phiếu giao hàng/Phiếu xuất kho của người bán
  • Phiếu nhập kho khi hoàn thành giao nhận, có đủ chữ ký
  • Hoá đơn tài chính + UNC hoặc phiếu chi hoặc SEC chi trả
  • Giấy nhận nợ hoặc biên bản ghi nhận công nợ phải trả

Đảm bảo đề nghị mua hàng, hợp đồng đã được ký duyệt – Nhận hàng thì lập phiếu nhập kho, ghim cùng biên bản/phiếu giao hàng nếu có – Tiếp nhận và kiểm tra hoá đơn – Tiến hành thủ tục thanh toán và lập phiếu thanh toán hoặc nhận nợ. Lưu trữ thành bộ.

Trả lại hàng mua

  • Biên bản ghi nhận rủi ro khi giao nhận hàng (nếu có): rủi ro khi cân kiểm thiếu thừa số lượng, rủi ro nhãn mác – bao gói, rủi ro chất lượng – phẩm cấp khi kiểm nghiệm.
  • Xác nhận với người có trách nhiệm bên giao hàng / nhà cung cấp
  • Biên bản điều chỉnh hoá đơn/Biên bản huỷ hoá đơn (theo TT39) (1)
  • Hoá đơn + Phiếu xuất kho xuất trả hàng  (2)

Biên bản ghi nhận rủi ro phải ghi rõ lý do không nhận hàng hoặc lý do trả lại, có chữ ký xác nhận của người giao hàng hoặc người có trách nhiệm của bên bán. Hoàn thành đồng bộ các thủ tục còn lại, ghim và lưu thành bộ.

Nghiệp vụ bán hàng – xuất kho

  • Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng theo mẫu bán hàng của doanh nghiệp (nếu có)
  • Phiếu xuất kho ghi giá bán kiêm phiếu giao hàng theo mẫu nội bộ
  • Hoá đơn giá trị gia tăng theo từng lần giao hàng  hoặc toàn bộ hợp đồng
  • Phiếu thu hoặc giấy báo có
  • Giấy nhận nợ hoặc biên bản ghi nhận công nợ phải thu
  • Phiếu xuất kho ghi giá vốn (Nội bộ)

Đảm bảo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã được phê duyệt và ghi rõ ràng các điều khoản về số lượng, đơn giá, giá trị, địa điểm giao nhận hàng. Phiếu xuất kho giá bán đối chiếu với hợp đồng. Khi giao nhận hàng đảm bảo người nhận hàng ký nhận để xác nhận về số lượng, đơn giá, quy cách. Lập hoá đơn chính xác và đối chiếu chi tiết thông tin bên mua.

Hàng bán bị trả lại, đổi hàng

  • Biên bản ghi nhận rủi ro khi giao nhận hàng (nếu có): rủi ro khi cân kiểm thiếu thừa số lượng, rủi ro nhãn mác – bao gói, rủi ro chất lượng – phẩm cấp khi kiểm nghiệm.
  • Xác nhận với người có trách nhiệm bên nhận hàng, biên bản làm việc – đàm phán về giải pháp khắc phục (nếu có).
  • Biên bản điều chỉnh hoá đơn/Biên bản thu hồi huỷ hoá đơn
  • Hoá đơn + Phiếu xuất kho hàng bán trả lại của người mua

Biên bản ghi nhận rủi ro phải ghi rõ lý do không nhận hàng hoặc lý do trả lại, có chữ ký xác nhận của người giao hàng và người có trách nhiệm nhận hàng bên mua. Hoàn thành đồng bộ các thủ tục còn lại, ghim và lưu thành bộ.

Qua bảng tổng hợp này, bạn sẽ nắm được yêu cầu đầy đủ về hồ sơ chứng từ là thế nào, từ đó mà vận dụng linh hoạt cho các trường hợp khác hoặc đặc thù tại doanh nghiệp mình. Ở một số doanh nghiệp, việc hoàn thiện hồ sơ chứng từ còn phải tuân thủ chính sách kiểm soát nội bộ. Ví dụ như: khi mua hàng phải có 3 báo giá được so sánh. Nhưng cũng có nhiều trường hợp mua bán hàng chỉ cần xác nhận qua email mà không cần báo giá hay hợp đồng, chỉ cần có hóa đơn và chứng từ thanh toán là đủ...

Đào tạo kế toán thực hành, kế toán tổng hợp, kế toán thuế, huấn luyện kỹ năng làm việc

·         Cảnh báo đối với một số doanh nghiệp có đặc thù bán hàng là bán nhỏ lẻ, bán cho cá nhân, vì thế thường không xuất hóa đơn, hoặc có xuất hóa đơn bán hàng kèm theo bảng kê cuối này nhưng thường kê lượng hàng bán ít hơn rất nhiều so với thực tế. Trường hợp này thường dẫn tới dư thừa hàng theo báo cáo nhập xuất tồn quá nhiều (dư ở mức bất hợp lý), vì thế hãy thận trọng điều chỉnh/luân chuyển sao cho khi phải giải trình với cơ quan thuế, kế toán có thể lý giải được. Ngược lại, trong một số trường hợp doanh nghiệp muốn “né” thuế GTGT hoặc không nhận thức đầy đủ về bản chất “cân đối hợp lý” của hàng tồn kho, thành ra cứ yêu cầu kế toán phải lấy hóa đơn đầu vào “ảo” (hóa đơn có thật, nhưng thanh toán ảo, hàng tồn kho ảo) trong khi đó ở đầu ra (thể hiện trên hóa đơn bán hàng) lượng hàng bán ra không “phù hợp” về số lượng hoặc chủng loại (mã hàng) so với mua vào. Cả hai trường hợp đó đều dễ dẫn tới viễn cảnh “xuất toán” và điều tra hóa đơn của cơ quan thuế khi công bố quyết định thanh tra thuế tại doanh nghiệp.

·         Tư vấn doanh nghiệp nên đặt ra quy định quản lý hàng tồn kho, chi tiết quy trình và quy chuẩn kiểm soát nhập kho, xuất kho, xuất hóa đơn và tiếp nhận hóa đơn trong quá trình bán hàng/mua hàng. Nếu có các biểu mẫu giao dịch, hợp đồng… thì các nhân viên sẽ rút ngắn đáng kể thời gian tác nghiệp, đồng thời tạo ra cơ sở hồ sơ chứng từ kế toán rất tốt cho cả yêu cầu quản trị nội bộ và thuế.

·         Trường hợp doanh nghiệp sử dụng 3TSoft hoặc bất kỳ ứng dụng/phần mềm nào khác mà muốn thực hiện tính giá vốn theo phương pháp “Thực tế đích danh” thì cách tốt nhất là không lệ thuộc vào phần mềm, hãy thực hiện yêu cầu đó bằng cách: mỗi khi có giao dịch nhập kho của mặt hàng nào đó, hãy đặt mã hàng gắn với thời gian nhập kho VD: “HHA150815S10h” – Hàng hóa A nhập lúc 10h sáng ngày 15/8/2015, sau đó khi xuất sẽ chỉ định lô xuất, đồng thời chọn tính giá vốn theo bất kỳ phương pháp nào thì cũng đều trả kết quả cho “Thực tế đích danh”.

·         Theo nguyên tắc nghiệp vụ “giá nhập kho được tính bằng giá mua + chi phí mua + chi phí vận chuyển bốc dỡ”. Tuy nhiên trong thực tế, gần như ít khi doanh nghiệp tập hợp được ngay chi phí mua theo các đơn hàng nhập kho. Ví dụ như: doanh nghiệp kinh doanh thương mại, thuế 1 doanh nghiệp chuyên vận tải cho mình. Đặt hàng với nhà cung cấp mỗi tuần 2 chuyến, khi lấy hàng nhận hóa đơn và thanh toán mỗi tuần 1 lần. Còn với đơn vị vận chuyển thì hợp đồng là tổng hợp đối soát nhật trình vận chuyển theo tháng, lập bảng kê và mỗi tháng xuất 1 hóa đơn. Rõ ràng như vậy khó lòng mà phân bổ chi phí. Như hướng dẫn ở phần trên, đối với vật tư phục vụ sản xuất, nếu không tính được chi phí mua vào giá nhập kho thì kế toán ghi nhận chi phí đó cùng với thuế trực thu vào chi phí sản xuất (154/622/627), còn đối với hàng hóa, kế toán tập hợp chi phí mua vào tài khoản 1562, cuối kỳ (tháng/quý/năm) tính theo tỷ lệ tiêu thụ/tỷ lệ nhập kho mà phân bổ sang giá vốn hàng bán (632).

·         Đối với vật tư mua về với mục đích sản xuất, xây lắp, gia công… nếu dư thừa hoặc giảm phẩm cấp đến mức không dùng được phải bán thanh lý hoặc trường hợp thừa vật tư nhượng bán cho doanh nghiệp/cá nhân khác. Lúc này, câu hỏi mà tác giả thường nhận được là “loại vật tư đó không có trong danh mục ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp, có thể bán và xuất hóa đơn được không”. Câu trả lời là bán bình thường, nhưng xử lý bằng nghiệp vụ bán thanh lý. Giá xuất kế toán vẫn ghi nhận giá vốn (632) nhưng doanh thu thu được hạch toán vào tài khoản 711. Hóa đơn vẫn xuất như trường hợp bán hàng nhưng trên hóa đơn ghi rõ “Bán thanh lý”. Với cách xử lý như vậy, vừa phù hợp với pháp luật về thuế, vừa phản ánh đúng bản chất của kế toán tài chính doanh nghiệp.

Bài viết, nội dung cùng chuyên đề

Write a comment

Comments: 0