Hạch toán TSCĐ, CCDC thì dễ nhưng hoàn thiện hồ sơ liên quan thế nào?

Kế toán thực hành, đào tạo kế toán, tài sản cố định, công cụ dụng cụ

Nghiệp vụ hạch toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước trong doanh nghiệp phát sinh không nhiều. Định khoản và ghi sổ kế toán cũng không khó với kế toán viên. Nhưng nguồn hình thành, quá trình sử dụng, sửa chữa, bán thanh lý lại đòi hỏi công tác hoàn thiện hồ sơ khá phức tạp. Vừa phải đảm bảo yêu cầu của quản lý nội bộ, tuân thủ chính sách thuế và kế toán và văn bản hướng dẫn riêng về tài sản cố định, công cụ dụng cụ. Phần lớn các doanh nghiệp chịu thiệt thòi về thuế TNDN do không kiện toàn hoàn thiện hồ sơ kế toán liên quan tới TSCĐ, CCDC, CPTT hoặc thậm chí là kế toán lúng túng không biết bắt đầu từ đâu. Bài viết này giúp bạn đọc có cái nhìn tổng quan và kỹ năng hồ sơ TSCĐ...


#

Hồ sơ tài sản cố định trong doanh nghiệp

·         Hóa đơn, chứng từ hình thành

·         Quyết định đưa vào sử dụng và trích khấu hao TSCĐ

·         Biên bản giao nhận tài sản cho bộ phận sử dụng, quản lý

·         Thẻ tài sản cố định

·         Dán nhãn thông tin và số thẻ tài sản

·         Tài sản cố định có giá trị từ 30 triệu đồng, thời gian sử dụng trên 1 năm.

·         Đối các khoản đầu tư không ở dạng hình thể vật chất như phần mềm, thương hiệu, quyền sử dụng đất thì hạch toán tài sản cố định vô hình.

1

Tài sản cố định góp vốn

·         Biên bản họp hội đồng quản trị/HĐTV công nhận giá trị góp vốn bằng tài sản, biên bản bàn giao tài sản góp vốn, biên bản góp vốn.

·         Giấy tờ thẩm định giá có xác nhận của Ban giá sở tài chính hoặc công ty thẩm định giá độc lập.

·         Giấy tờ hồ sơ sang tên đổi chủ, lệ phí trước bạ (TSCĐ góp vốn được miễn các loại thuế, kể cả lệ phí trước bạ)

·         Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hình thành trước khi góp vốn. (nếu có).

·         Nếu tài sản là ô tô chở người dưới 9 chỗ có giá trị lớn hơn 1,6 tỷ thì thực hiện khấu hao hạch toán toàn bộ giá trị, tính vào chi phí thuế với giá trị khấu hao tương ứng với 1,6 tỷ.

·         Nếu tài sản cố định không đủ hồ sơ pháp lý thì vẫn theo dõi hạch toán nội bộ, khi quyết toán thuế kế toán loại trừ giá trị khấu hao khỏi chi phí – Chỉ tiêu B4 trên quyết toán thuế.

2

Tài sản cố định mua mới

 

·         Hợp đồng mua tài sản/hợp đồng nhập khẩu

·         Hoá đơn giá trị gia tăng/hoá đơn thông thường mua tài sản

·         Hoá đơn nguyên nhiên vật liệu, cấu kiện đi kèm

·         Chứng từ chuyển giao, thuê chuyên gia, vận chuyển lắp đặt nếu có

·         Biên bản giao nhận tài sản của người bán cho công ty

·         Chứng từ/biên lại nộp thuế (Lệ phí trước bạ, thuế trực thu)

·         Tập hợp toàn bộ chi phí mua, nhân công lắp đặt, chi phí chuyển giao, thuế gián thu vào nguyên giá tài sản cố định.

·         Trường hợp vay vốn ngân hàng để mua tài sản cố định thì hạch toán chi phí bình thường trong kỳ. Nếu việc mua tài sản có nhiều chứng từ trong nhiều thời gian thì tập hợp vào 241 trước khi chuyển sang 211.

3

Tài sản cố định xây lắp hoàn thành, sửa chữa lớn tài sản cố định

·         Bản vẽ kỹ thuật

·         Dự toán chi phí và tiêu hao

·         Hợp đồng thi công, xây lắp, sửa chữa, gia công (thuê ngoài)

·         Hồ sơ quyết toán, bản vẽ hoàn công khi nghiệm thu – bàn giao.

·         Tập hợp chi phí do công ty trực tiếp thực hiện về: vật tư, nhân công theo nguyên tắc thực tế phát sinh có hoá đơn tài chính hoặc chứng từ hợp lý – hợp lệ

·         Biên bản nghiệm thu từng phần/toàn phần

·         Biên bản bàn giao tài sản cố định xây lắp, sửa chữa hoàn thành

·         Hoá đơn tài chính cho giá trị thuê gia công, xây lắp hoàn thành

·         Hợp đồng vay vốn và chứng từ trả lãi vay (nếu có)

·         Tập hợp toàn bộ giá trị thuê gia công xây lắp, giá trị phát sinh về vật tư, nhân công do công ty chi trả, chi phí lãi vay, chi phí lắp đặt chạy thử, lệ phí đăng ký quyền sở hữu vào nguyên giá tài sản cố định.

·         Quá trình phát sinh chi phí tập hợp vào tài khoản xây dựng cơ bản dở dang, khi hoàn thành đưa vào sử dụng thì kết chuyển sang giá trị tài sản.

5

Tài sản cố định thuê tài chính

·         Hợp đồng thuê tài chính

·         Hồ sơ thanh toán lần đầu, tiền gốc và tiền lãi từng kỳ

·         Biên bản bàn giao, đưa vào sử dụng

·      Quản lý hiện vật như tài sản cố định hình thành do mua mới.

·     Giá trị chưa trả hết theo hợp đồng thuê tài chính phải quản lý hạch toán “nợ thuê tài chính” chi tiết đối tượng

6

Tài sản cố định thuê hoạt động

·         Hợp đồng thuê

·         Hoá đơn tài chính

·         Chứng từ thanh toán

·         Biên bản giao nhận

·         Nếu chi trả định kỳ tháng thì từng tháng tính chi phí thuê vào chi phi hoạt động của bộ phận sử dụng.

·         Nếu chi trả định kỳ nhiều tháng thì phân bổ giá trị tương ứng của tháng vào chi phí hoạt động của bộ phận sử dụng.

7

Tài sản cố định thanh lý, nhượng bán

·         Biên bản họp hội đồng quản trị đồng ý thanh lý tài sản

·         Quyết định của giám đốc về việc thanh lý tài sản cố định

·         Hợp đồng thanh lý nhượng bán tài sản cố định

·         Hoá đơn giá trị gia tăng ghi theo giá bán đàm phán được

·         Chứng từ thanh toán theo hoá đơn

·         Biên bản bàn giao tài sản cho người mua

·         Kết thúc theo dõi thẻ tài sản và hồ sơ tài sản

·         Loại trừ tài sản khỏi danh sách tính khấu hao

·         Giá bán ghi nhận vào thu nhập khác vì mục đích mua tài sản để sử dụng, nay bán thanh lý thì không được hạch toán doanh thu.

·         Các chi phí liên quan đến thanh lý nhượng bán tài sản ghi nhận chi phí khác, không tính vào chi phí hoạt động.

8

Trích khấu hao tài sản cố định và công cụ dụng cụ, CPTT

·         Căn cứ vào hồ sơ tài sản, kế toán lập bảng tổng hợp và khấu hao tài sản cố định theo mẫu ban hành kèm theo TT200.

·         Căn cứ kết quả tính khấu hao TSCD, phân bổ CCDC, CPTT lập phiếu kế toán ghi nhận chi phí tương ứng của từng khoản mục/bộ phận theo quyết định đưa vào sử dụng và bàn giao cho bộ phận.

·         Tài sản, công cụ dụng cụ, CPTT sử dụng cho bộ phận nào, mục đích gì thì tính chi phí tương ứng vào bộ phận/khoản mục đó.

·         Ở góc độ quản lý tài chính DN, kế toán luôn ghi nhận giá trị tài sản khi phát sinh kể cả trường hợp không có đủ hồ sơ.

·         Không đủ hồ sơ pháp lý thì DN chấp nhận không tính chi phí khấu hao vào chi phí được trừ, nhưng kế toán nội bộ vẫn phải quản lý theo dõi và hạch toán.

  • Nội dung quản lý, theo dõi, hạch toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước trong doanh nghiệp hiện nay tồn tại nhiều bất cập, đặc biệt tại các doanh nghiệp ngoài quốc doanh có quy mô nhỏ và vừa. Tình trạng bất cập đó là: phần lớn doanh nghiệp không có/lưu trữ hồ sơ tài sản cố định, kế toán cũng không quan tâm hoặc không rõ phải hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ tài sản ra sao, trong khi đó hồ sơ tài sản cố định, công cụ dụng cụ lại chính là căn cứ duy nhất để lập thẻ tài sản, ghi sổ tài sản, lập bảng và tính khấu hao hoặc bảng phân bổ giá trị công cụ dụng cụ, chi phí trả trước.
  • Ví dụ: một người chủ doanh nghiệp trước đó kinh doanh với mô hình hộ kinh doanh cá thể, công việc kinh doanh phát đạt, sau đó chuyển lên mô hình doanh nghiệp để hoạt động. Về bản chất chỉ tăng về quy mô (nếu có) mà vẫn sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật, khách hàng, hàng tồn kho… cũ để tiếp tục kinh doanh. Trương trường hợp đó, ở Việt Nam gần như 100% doanh nghiệp này không biết hoặc không thực hiện chuyển đổi hồ sơ tài sản doanh nghiệp. Nhiều trường hợp cũng hiểu là cần phải thực hiện nhưng lại không đủ căn cứ để thực hiện vì tài sản/công cụ trước đó hình thành cho sở hữu cá nhân, không có hóa đơn chứng từ….
  • Trong một số trường hợp khác, nội bộ thì có ghi nhận tài sản góp vốn, mua sắm, xây lắp hoàn thành, nhưng thủ tục thuế và pháp lý thì doanh nghiệp lại không làm. Điển hình như rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh mô hình công ty gia đình trong ngành khách sạn, vận tải, xây lắp… hiện nay có giá trị thực của tài sản lớn nhưng lại không đủ căn cứ trích khấu hao và tính vào chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hướng dẫn nguyên tắc hạch toán và sử dụng tài khoản kế toán liên quan

  • Kế toán doanh nghiệp phải tập hợp hồ sơ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước theo từng bộ ứng với mỗi tài sản (thể hiện trên thẻ tài sản và tem kiểm kê), phù hợp với thông tin thực hiện trên các bảng tổng hợp, bảng kê, bảng trích khấu hao, bảng phân bổ chi phí.
  • Cùng với hồ sơ tài sản cố định (chứng từ gốc), các biểu mẫu quản lý nội bộ về tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước trong doanh nghiệp là phần không tách rời các nghiệp vụ hạch toán liên quan.
  • Biểu mẫu quản lý nội bộ như: biên bản bàn giao đưa vào sử dụng, quyết định đưa vào sử dụng, đăng ký phương pháp khấu hao, quy trình quản lý, sổ theo dõi sửa chữa, nâng cấp.
  • Nguyên giá tài sản cố định phải được xác định một cách chắc chắn bao gồm: giá mua/xây lắp + chi phí thu mua/vận chuyển + các khoản thuế trực thu + các chi phí liên quan đến lắp đặt chạy thử… cho tới khi tài sản ở trạng thái sẵn sàng sử dụng.
  • Trường hợp doanh nghiệp sử dụng vốn vay để đầu tư mua sắm tài sản cố định (hữu hình và vô hình) thì chi phí lãi vay phát sinh phải được tính vốn hóa hoặc phân bổ theo thời gian khấu hao của tài sản. (Không được tính vào chi phí tài chính trong kỳ kinh doanh)
  • Trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu hoặc xây lắp hoàn thành tài sản cố định dẫn đến các khoản lỗ/lãi chênh lệch tỷ giá thì phải bù trừ lãi tỷ giá với lỗ tỷ giá sau đó phân bổ theo thời gian sử dụng tài sản (là hợp lý nhất) hoặc phân bổ như một khoản chi phí trả trước theo quy định về chi phí trả trước hiện hành.
  • Nếu kế toán sử dụng hóa đơn/chứng từ gốc từ việc hình thành tài sản cố định để lưu cùng hồ sơ hạch toán thì cần photo công chứng hoặc photo đóng dấu sao y bản chính để lưu riêng trong hồ sơ tài sản cố định. Đối với những tài sản cố định cần đăng ký quyền sở hữu của doanh nghiệp dẫn đến doanh nghiệp không được lưu giữ chứng từ gốc (như đăng ký ô tô xe máy) thì lưu ý bên bán cung cấp 2 liên hóa đơn, nếu bên bán không thể cung cấp 2 liên hóa đơn thì nên cẩn trọng photo sao y bản chính liên 2 hoặc liên 1 để làm hồ sơ tài sản cố định.
  • Trong mọi trường hợp, hồ sơ tài sản phải thể hiện rõ và chứng minh được: tài sản đó thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có thời gian sử dụng từ trên 1 năm, giá trị nguyên giá được xác định một cách chắc chắn, tạo ra lợi ích trong tương lai, được theo dõi – hạch toán tại doanh nghiệp theo quy định hướng dẫn tại thông tư 45/2013-TT-BTC.
  • Từ ngày 10/06/2013, Thông tư 45 có hiệu lực, thay đổi giá trị ghi nhận nguyên giá tài sản cố định từ 10 triệu lên 30 triệu đồng. Khi đó doanh nghiệp cần kiểm kê, xử lý tài sản cố định theo chính sách mới bằng cách chuyển giá trị còn lại các tài sản có nguyên giá từ 10 triệu đến dưới 30 triệu (hình thành trước ngày 10/06/2013) sang quản lý theo dõi là “chi phí trả trước phân bổ nhiều kỳ - 242) trong thời gian không quá 3 năm. Nếu doanh nghiệp không xử lý tài sản theo thông tư 45 do sợ bị ảnh hưởng nhiều đến chi phí sản xuất kinh doanh (sự thay đổi đột biến) đặc biệt là tại các công ty sản xuất với hệ thống máy móc, dây chuyền lớn thì có thể giữ nguyên cách quản lý theo dõi tài sản cố định, CCDC, CPTT nhưng khi lập quyết toán thuế TNDN phải tính ra khoản chênh lệch tạm thời do khác biệt chính sách tính và khấu hao tài sản cố định giữa doanh nghiệp với chính sách thuế thu nhập (với khoản mục chi phí khấu hao tài sản cố định).
  • Tài khoản “153 – Công cụ dụng cụ” là tài khoản “hàng tồn kho” nhưng khi doanh nghiệp mua sắm công cụ, thiết bị, dụng cụ quản lý phục vụ hoạt động mà dùng ngay (không nhập kho) thì kế toán nên ghi nhận thẳng giá trị công cụ dụng cụ đó vào 242, lập bảng phân bổ mà không ghi nhận vào tài khoản 153. Tài khoản 153 chỉ sử dụng khi mua công cụ dụng cụ về, lập phiếu nhập kho sau đó xuất ra dùng dần.
  • Phân định chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn dựa vào giá trị phân bổ của nó ảnh hưởng đến chi phí trong 1 kỳ kế toán hay nhiều kỳ kế toán (năm tài chính) chứ không căn cứ vào thời gian tuyệt đối “12 tháng” kể từ thời điểm tính phân bổ giá trị của chi phí trả trước.

Write a comment

Comments: 0